2023_GR_00187 - Kerk Hagelstein - Samenwerkingsovereenkomst met vzw Scholen Ursulinen Mechelen en Hagelstein betreffende het gebruik van de voormalige kerk van Onze-Lieve-Vrouw van Smarten - wederzijdse ontbinding - Goedkeuring

De parochie en parochiekerk van Onze-Lieve-Vrouw van Smarten (Hagelstein) werd opgeheven en de laatste misviering was er op 13 september 2014. De vzw Verenigde Scholen Ursulinen Mechelen en Hagelstein wensten de school aan te kopen met de bedoeling deze te gebruiken voor allerlei doeleinden.  

De school nam contact op met het gemeentebestuur voor medegebruik en medefinanciering. Er werd overeengekomen dat het gemeentebestuur een gebruiksrecht kreeg voor een periode van 10 jaar tegen een bedrag van € 25.000 per jaar. 

Een samenwerkingsovereenkomst hieromtrent werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 26 juni 2017, welke zou geactiveerd worden van zodra de kerk opgeleverd zou zijn na renovatie. 

Engagement van de school binnen de samenwerkingsovereenkomst: 

1. Gratis gebruik van de kerk voor zes activiteiten buiten de schooluren door het gemeentebestuur. De mogelijkheid tot huren van de keuken met catering van de school moet aangeboden worden. 

2. Tijdens de paasvakantie en zomervakantie moet de kerk gratis ter beschikking worden gesteld voor de vakantiewerking samen met het bospaviljoen, het bos, twee lokalen van de school en de refter en keuken van de school.

3. De kerk en de keuken van de school moet tegen afgesproken gunstige tarieven ter beschikking gesteld worden aan de plaatselijke verenigingen. 

Recent is gebleken dat het moeilijk is voor de school om de engagementen uit de overeenkomst na te komen. Bovendien is er door de veranderde omstandigheden minder noodzaak en minder aangewezen om de overeenkomst te activeren.

In de overeenkomst zijn elementen opgesomd die ondertussen achterhaald zijn:

• Er is geen cateraar meer in de school.
• De keuken is onder meer hierdoor niet meer in gebruik en grotendeels ontmanteld.
• Voor activiteiten van het gemeentebestuur zijn er ondertussen voldoende andere mogelijkheden en is het aangewezen om vooral de nieuwe vrijetijdsite in de Lemanstraat te gebruiken. De bouw van deze site start in april volgend jaar.
• De noodzaak om de kerk ter beschikking te stellen aan de plaatselijke verenigingen zal grotendeels wegvallen door de bouw van nieuwe infrastructuur door de vzw Hagelstein aan de Patersweg. Heden keurde de gemeenteraad de subsidies hiervoor goed.

Na overleg met de school blijkt dat de organisatie van de vakantiewerking zoals vastgelegd in de overeenkomst niet haalbaar is:

• De kerk is enkel geschikt voor rustige activiteiten omwille van de specifieke inrichting met kwetsbaar meubilair.
• De overblijvende ruimtes (het heem, de refter en het bospaviljoen) zijn onvoldoende met mekaar verbonden om de werking zoals we ze organiseren, kwalitatief en met voldoende toezicht waar te maken. Bovendien wordt er vanaf volgend schooljaar gebouwd op de site waardoor de buitenruimte gedurende een lange periode niet beschikbaar is. 
• De school is niet de volledige vakantieperiode beschikbaar terwijl de vakantiewerking de volledige zomer geopend is.
• In de vakantieperiode is de school gedurende 4 weken volledig gesloten waardoor niemand bereikbaar is bij eventuele problemen

De directeur van de school besprak dit dossier met haar schoolbestuur die zich akkoord verklaart met een ontbinding van de overeenkomst, bevestigd bij brief van 11 juli 2023.

Om de vakantiewerking te garanderen na verhuis uit de Schrans, werd opnieuw onderhandeld met de basisschool Wavo voor het gebruik van de infrastructuur van de school in de Vinkenhofstraat. Een akkoord werd bereikt en de gemeenteraad keurde hiervoor ook vandaag een overeenkomst goed.