1. Ten gevolge van een aantal verminderde prestaties binnen de directie samenleving en welzijn dienen een aantal takenpakketten herschikt te worden om de beleidsdoelstellingen te kunnen blijven realiseren. Dit geeft aanleiding tot het creëren van een nieuwe functie om de vrijetijdsparticipatie te coördineren.
2. Een aantal medewerkers binnen de directie grondgebiedszaken hebben de afgelopen jaren de organisatie verlaten (ziekte of pensioen), zijn intern van functie veranderd of zullen de komende jaren de organisatie verlaten (ziekte of pensioen). Tegelijk zijn het takenpakket, de diversiteit van materies en ook het aantal medewerkers (in VTE, maar zeker ook in koppen door meer deeltijdse medewerkers) binnen de dienst omgeving toegenomen. Samen noodzaakt dit een nieuwe structuur binnen de dienst omgeving, waarbij twee teamcoaches een deel van de leiding van de dienst overnemen van het diensthoofd.
3. Een aantal technische correcties worden aangebracht, zoals het schrappen van de uitgedoofde functies.
1. Nieuwe functie coördinator vrijetijdsparticipatie
In de dienst huis van het kind, sociale dienst en de dienst samenleving en vrije tijd zijn een aantal medewerkers minder gaan werken of regelmatig afwezig wegens gezondheidsproblemen:
Deze verminderde tewerkstelling leidt ertoe dat een aantal taken door deze personeelsleden niet langer opgenomen worden. Het blijft niet houdbaar om deze taken in het takenpakket van de andere personeelsleden bij te duwen. Het is in de huidige arbeidsmarkt ook niet mogelijk om medewerkers voor 16,6%, 20% of ter vervanging van regelmatig zieke personeelsleden te vinden. Dit leidt ertoe dat de realisatie van de beleidsdoelstellingen onder druk komt te staan. Om dit te voorkomen worden de taken binnen deze drie diensten herschikt en wordt het takenpakket cfr. het meerjarenplan inzake vrijetijdsparticipatie uit de bestaande functies gehaald.
Overzicht van de acties uit het meerjarenplan inzake vrijetijdsparticipatie:
De taken die bij deze acties horen, worden samengevoegd tot een nieuwe functie van coördinator vrijetijdsparticipatie (B1-B3). Deze functie wordt binnen de sociale dienst gesitueerd.
Deze functie wordt als een kruispuntfunctie ingericht binnen de directie samenleving en welzijn vanuit de visie van het netwerk vrijetijdsparticipatie en ‘vrije tijd voor iedereen’. In lijn met het Vlaams participatiedecreet zal de coördinator in samenwerking met de vrijetijdsdiensten, de sociale dienst, de welzijnsverenigingen en externe actoren participatiedrempels op het vlak van cultuur, jeugd en sport wegwerken. Het gaat over concrete zaken zoals de Uitpas of een lokaal alternatief, het Rap-op-stap-kantoor, de socioculturele participatie georganiseerd door de sociale dienst en de deelname als vrijwilliger aan de samenleving.
2. Invoering van teamcoaches binnen de dienst omgeving - schrappen van twee functies binnen dienst uitvoering
Bij de pensionering van de huidige deskundige groen (B1-B3) in december 2025 zou deze volgens het meerjarenplan samengevoegd worden met de half januari vrijgekomen functie van 1/2 deskundige milieu (B1-B3) tot 1 VTE deskundige milieu (B1-B3). Deze functie zou dan binnen de dienst omgeving gesitueerd worden.
Dit zou ertoe leiden dat het diensthoofd omgeving een span of control zou krijgen van 13 personeelsleden, waarvan 5 administratieve medewerkers en maar liefst 8 expertenfuncties in heel verschillende domeinen (milieu, ruimtelijke ordening, duurzaamheid, klimaat, energie, dierenwelzijn, natuurontwikkeling, groen).
Conform de principes die aan het organogram ten grondslag liggen, zoals bepaald bij de integratie van gemeenten en OCMW in 2017, zijn volgende factoren van toepassing die ertoe leiden dat een kleinere span of control nodig is: hoge diversiteit in taken en functies van medewerkers, noodzaak van frequent overleg over afstemming van werkzaamheden, ingewikkelde werkprocessen en hoge mate van onvoorspelbaarheid in het werk. Hierdoor is het onhoudbaar geworden om deze dienst door één leidinggevende te laten aansturen.
Anderzijds is het zo dat thematisch de materies best in één dienst blijven, bijv. in het kader van de geïntegreerde omgevingsvergunning. Ook dienen de administratieve medewerkers elkaar te back-uppen in de uitvoering van de meest kritieke werkprocessen. Daarom is het aangewezen om de dienst als één geheel te behouden, maar wel met twee teamcoaches die een deel van de leidinggevende taken overnemen. Het gaat om de teamcoach omgeving (B4-B5) (nu expert omgeving B4-B5) en de teamcoach milieu (B4-B5).
De teamcoach milieu (B4-B5) is een nieuwe functie die wordt toegevoegd i.p.v. de hoger aangehaalde deskundige milieu (B1-B3). Tegelijk wordt een functie van 0,8 VTE administratief medewerker (C1-C3) herleid tot 0,5 VTE. Op die manier valt deze operatie op het niveau van de budgettering over het meerjarenplan 2024-2026 budgetneutraal uit, met een besparing in de jaren nadien.
Binnen de dienst uitvoering wordt dus zoals hierboven geschetst de functie van deskundige groen (B1-B3) bij pensionering van de functiehouder niet langer ingevuld en dus in de formatie uitdovend geplaatst (einde 1 december 2025). Tegelijk wordt een functie van administratief medewerker (C1-C3) bij pensionering van de functiehouder niet langer ingevuld en dus in de formatie uitdovend geplaatst (einde wellicht 1 februari 2026). Dankzij een herschikking van taken en verdere informatisering zal deze functie niet langer nodig zijn.
3. Technische correcties
Volgende functies stonden in het organogram uitdovend, de functiehouders zijn sinds kort vertrokken, daarom worden deze functies nu effectief geschrapt:
Binnen de dienst openbare werken wordt in het kader van een reïntegratietraject na langdurige ziekte een bijkomende functie van administratief medewerker (C1-C3) geplaatst en meteen uitdovend geplaatst.
Ten gevolge van de raadsbeslissingen van 18 december 2023 werden 3 personeelsleden terug overgedragen van het OCMW naar het gemeentebestuur:
Dit wordt nu ook in het organogram opgenomen.
Het managementteam gaf op 19 maart en op 23 april positief advies. De vakbonden gaven op 24 mei 2024 een protocol van akkoord.
De selectie voor de coördinator vrijetijdsparticipatie is voorzien in juni 2024, met gewenste indiensttreding op 1 september 2024.
De selectie voor 0,5 administratief medewerker omgeving en teamcoach milieu is voorzien in september 2024, met gewenste indiensttreding op 1 november 2024.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt bovenstaande wijzigingen in de personeelsformatie en het organogram goed.