Notulen  Raad voor maatschappelijk welzijn

Artikel 277 van het decreet lokaal bestuur.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn worden de notulen van de voorgaande raad voor maatschappelijk welzijn ter goedkeuring voorgelegd.

De notulen werden opgemaakt overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur.

Artikel 278, §1 van het decreet lokaal bestuur.

De jaarrekening 2022 werd opgemaakt door het college en het vast bureau. Hiermee wordt bevestigd dat alle handelingen waarvoor zij bevoegd zijn, correct werden opgenomen in de boekhouding.

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.

De cijfers van de jaarrekening werden toegelicht door Diane Wouters en Britt Van den Broeck tijdens de raadscommissie van 15 mei 2023.

Het voorontwerp van de jaarrekening werd gunstig geadviseerd door het M-team op 4 mei 2023.

Het budgettair resultaat 2022

Balans op 31/12/2022

Staat van opbrengsten en kosten 2022

Artikel 260 en 261 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017. 

Artikel 17 tot en met 28 van het BBC besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen.

Artikel 2, 3 en 4 van het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen en latere wijzigingen.

Artikels 217, 218, 219, 302 en 303 van het decreet lokaal bestuur. 

Artikel 35 §3 van het besluit van de Vlaamse regering dd. 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris.

• het klachtenbehandelingssysteem en de meldingen
• de aanvragen i.k.v. openbaarheid van bestuur
• het organisatiebeheersingssysteem
• de rapportering van de financieel directeur over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten, de krediet- en wetmatigheidscontrole i.k.v. het voorafgaand visum en het debiteurenbeheer.

Klachtenbehandeling en meldingen

Overeenkomstig artikel 302 en 303 van het decreet lokaal bestuur heeft het lokaal bestuur een klachtenbehandelingssysteem.

We spreken van een klacht wanneer een handeling of prestatie van één van onze diensten:

• niet op de gebruikelijke manier werd afgehandeld;
• niet correct werd uitgevoerd;
• of gewoonweg niet werd uitgevoerd. 

Van het rapport klachtenbehandeling 2022 werd reeds kennis genomen tijdens de zitting van de gemeenteraad van 30 januari 2023.

De resultaten en bevindingen worden voor de volledigheid ook opgenomen in het jaarverslag 2022 onder het luik "Klachtenbehandeling".

Organisatiebeheersing

Zoals bepaald in artikel 217, 218 en 219 van het decreet lokaal bestuur dient elke gemeente en OCMW in te staan voor haar organisatiebeheersing. Buiten het wettelijk kader, dat men kan terugvinden in voormelde artikels, zijn door de wetgever geen bijkomende voorwaarden vastgelegd. Dit heeft als voordeel dat iedere gemeente vrij is in de uitwerking van het organisatiebeheersingssysteem.

Op 31 mei 2020 werd het verbetertraject 2014-2019 officieel afgerond, waarbij een laatste stand van zaken werd opgemaakt van de verschillende verbeteracties. Over deze stand van zaken werd een laatste maal gerapporteerd in het jaarverslag 2019. 

De “Leidraad organisatiebeheersing” van Audit Vlaanderen werd op 11 maart 2019 door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk goedgekeurd als algemeen kader voor het organisatiebeheersingssysteem.

In 2020 werd gestart met de nieuwe cyclus organisatiebeheersing 2020-2025. In het najaar van 2020 werd een organisatiebrede zelfevaluatie op basis van deze leidraad 'Organisatiebeheersing voor lokale besturen' van Audit Vlaanderen opgestart. Deze werd afgerond in het voorjaar van 2021. Tijdens deze oefening werden alle 10 de thema's uit de leidraad grondig behandeld. Zo werden alle geformuleerde risico's en beheersmaatregelen van elk thema tegen het licht gehouden en besproken. Waar nodig werden verbeteracties geformuleerd.
De verschillende verbeteracties die naar aanleiding van deze zelfevaluatie werden geformuleerd, werden samen met de aanbevelingen uit thema-audit Monitoring door Audit Vlaanderen en uit andere inspecties en audits samengebracht in één globaal verbeteractieplan 2021-2025.

Al deze verbeteracties uit het verbeteractieplan werden opgenomen in de nieuwe opvolgings- en rapporteringssoftware Pepperflow. Binnen deze softwaretoepassingen volgen de projectleiders de verschillende verbeteracties op en rapporteren éénmaal per jaar aan de raden over de voorgang van uitvoering van deze verbeteracties.

De raad voor maatschappelijk welzijn nam op 21 juni 2021 kennis van het rapport 'Organisatiebeheersing - zelfevaluatie 2020-2021' en van de eerste rapportering hierover in het 'Verbeteractieplan 2021-2025'. Op 30 mei 2022 volgde een tweede rapportering. Nu wordt de rapportering m.b.t. 2022 voorgelegd.

Rapportering financieel directeur

Overeenkomstig artikel 177 van het decreet lokaal bestuur rapporteert de financieel directeur in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per jaar aan de de raad voor maatschappelijk welzijn. Dit rapport omvat minstens een overzicht van:

• de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van het lokaal bestuur met budgettaire en financiële impact;
• het debiteurenbeheer, inzonderheid de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten;
• de thesaurietoestand;
• de liquiditeitsprognose;
• de beheerscontrole;
• de evolutie van de budgetten;
• de uitvoering van haar taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen.

De financieel directeur stelt tegelijkertijd een afschrift van dat rapport ter beschikking van de algemeen directeur.

Op maandag 19 juni 2023 om 10.30 uur vindt de buitengewone algemene vergadering van de Volkswoningen van Duffel cvba plaats te 2600 Berchem, Borsbeeksebrug 36 bus 9.

Volgende punten staan op de agenda:

1. Kennisname van eventuele uittredingen van aandeelhouders, vaststelling totaal aantal bestaande aandelen alsook vaststelling bedrag vast en variabel kapitaal.

2. A)  Kennisneming, bespreking en goedkeuring van de hierna gemelde stukken aangaande de hierna in agendapunt 4 voorgestelde fusie door overneming (de “Fusie”), overeenkomstig artikel 12:2 WVV, welke stukken ook kosteloos kunnen worden verkregen op de zetel, te weten:

• Het  gezamenlijk fusievoorstel van 21 april 2023 (het “Fusievoorstel”) opgesteld, overeenkomstig artikel 12:24 WVV, door de respectieve bestuursorganen van de hierna in agendapunt 4 genoemde fuserende vennootschappen en neergelegd ter griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank te Antwerpen, afdeling Mechelen in de respectieve vennootschapsdossiers van de fuserende vennootschappen; vanaf 21 april mei 2023 kan het Fusievoorstel ook kosteloos worden verkregen op de respectieve zetels van de fuserende vennootschappen;
• het fusieverslag van het bestuursorgaan opgesteld overeenkomstig artikel 12:25 WVV;
• het fusieverslag van de commissaris opgesteld overeenkomstig artikel 12:26, §1, WVV.

B) Mededeling van de eventuele belangrijke wijzigingen die zich in de activa en passiva van het vermogen van de bij de Fusie betrokken vennootschappen hebben voorgedaan sedert de datum van opstelling van het Fusievoorstel, overeenkomstig artikel 12:27, eerste lid, WVV

3.  A) Besluit tot de fusie door overneming door de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met sociaal oogmerk “LIERSE MAATSCHAPPIJ VOOR DE HUISVESTING”, rechtspersonenregister Antwerpen, afdeling Mechelen 0404.033.605, met zetel 2500 Lier, Abtsherbergstraat 10 bus 19 (de “Overnemende Vennootschap”), van het gehele vermogen - zowel de rechten als de verplichtingen - van deze coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met sociaal oogmerk “GEWESTELIJKE BOUWVENNOOTSCHAP VOLKSWONINGEN VAN DUFFEL”, rechtspersonenregister Antwerpen, afdeling Mechelen 0404.067.356, met zetel te 2570 Duffel, Nieuwstraat 3 (de “Overgenomen Vennootschap”), als gevolg waarvan deze Overgenomen Vennootschap zal worden ontbonden zonder vereffening.

B) Beschrijving van de onroerende goederen en eventuele andere vermogensbestanddelen, onderworpen aan bijzondere publiciteit, die eigendom zijn van de Overgenomen Vennootschap en in het kader van de voorgestelde fusieoperatie zullen overgaan naar de Overnemende Vennootschap, en vaststelling van de overgangsvoorwaarden.

4. Vaststelling van einde van het mandaat van de bestuurders in de Overgenomen Vennootschap bij de totstandkoming van de voorgestelde fusie door overneming

5. Vaststelling van einde van het mandaat van de commissaris in de Overgenomen Vennootschap bij de totstandkoming van de voorgestelde fusie door overneming

6. Beslissing dat de besluiten aangaande de voorgaande agendapunten genomen worden onder de opschortende voorwaarde van de goedkeuring door de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders van de Overnemende Vennootschap van het Fusievoorstel en de eventuele wijzigingen van haar statuten zoals nader omschreven in de agenda van de Overnemende Vennootschap.

A) Besluit tot het verlenen van volmachten aangaande de ondertekening van akten, registers, documenten en verklaringen betreffende de voorgestelde fusie door overneming.

B) Besluit tot het verlenen van volmachten aangaande de vertegenwoordiging van de Overgenomen Vennootschap bij de belastingadministraties, het rechtspersonenregister en de ondernemingsloketten.

De documentatie bij de agendapunten werd met de agenda meegestuurd.

Omdat dit een fusie van Volkswoningen van Duffel met de Lierse Maatschappij voor de Huisvesting betreft, dient dit punt behandeld te worden door de raad voor maatschappelijk welzijn. Technisch gezien gaat het om een overname van de Volkswoningen van Duffel door de Lierse Maatschappij voor de Huisvesting.

Dit punt kadert in de oprichting van de Woonmaatschappij Rivierenland-Midden.

Gelet op de datum van de BAV en aangezien de documenten pas bezorgd werden na verzending van de agenda van de raad, dient dit punt bij hoogdringendheid behandeld te worden.

Het OCMW van Sint-Katelijne-Waver is aandeelhouder van de Volkswoningen van Duffel cvba.

De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in zitting van 3 juni 2019 Sylke Pex aangeduid als vertegenwoordiger van het OCMW voor de algemene vergadering van de Volkswoningen van Duffel, en raadslid Jan Van Asch als plaatsvervanger, voor de duur van de legislatuur 2019-2024.

De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in zitting van 27 maart 2023 Mark Christien aangeduid als plaatsvervanger voor de algemene vergaderingen van de Volkswoningen van Duffel cvba in vervanging van Jan Van Asch.