2023_GR_00017 - Huishoudelijk reglement gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn - Actualisatie van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn - Goedkeuring

Naar aanleiding van gewijzigde omstandigheden en nieuwe Vlaamse regelgeving m.b.t. het digitaal vergaderen dient het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn geactualiseerd te worden. Tegelijk worden enkele technische aanpassingen doorgevoerd.

Om verschillende redenen is het noodzakelijk om het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn te actualiseren:

• aanpassing van de reguliere vergaderdatum van de eerste naar de laatste maandag van de maand (reeds in voege in 2022)
• de dienst organisatie bestaat niet meer; de administratieve ondersteuning van de raden gebeurt sinds 1 juli 2022 door de dienst beleidsondersteuning
• het is aangewezen een uniform kanaal te bepalen voor de praktische toepassing van de diverse rechten van de raadsleden, zoals het inzagerecht, bezoekrecht, recht op afschrift en het stellen van schriftelijke vragen, terugbetaling van kosten; dit verloopt de facto nu reeds allemaal via de algemeen directeur, terwijl dit volgens het reglement nu eens via het college verloopt, dan weer via de algemeen directeur, dan weer onbepaald
• de aanwezigheden worden bijgehouden in de besluitvormingstoepassing; het is overbodig dit ook nog eens op papier te laten gebeuren
• de verslaggeving gebeurt nu in regel via een videoverslag i.p.v. enkel een audioverslag, en enkel via de toepassing van Notubiz
• van de besloten zitting gebeurt nu buiten de notulering van de beslissingen géén verslaggeving via een audio- of videoverslag, dit is niet mogelijk via Notubiz en ook niet verplicht volgens het decreet lokaal bestuur
• de termijn voor het indienen van verzoekschriften en mondelinge vragen wordt best net als deze voor voorstellen van burgers op 20 i.p.v. 14 kalenderdagen gebracht; het college dient de vergaderingen van de raad voor te bereiden, 14 dagen op voorhand is net te laat om dit nog regulier door het college te laten gebeuren
• buiten de gestelde methoden kunnen burgers ook via het digitaal loket vragen e.d. indienen; dit wordt ook best opgenomen in het huishoudelijk reglement
• de bestaande regels rond het gebruik van e-mailadressen van Sint-Katelijne-Waver en persoonlijke e-mailadressen worden correct in het reglement opgenomen
• de feitelijke regeling voor de terugbetaling van kosten en de ter beschikking stelling van tablets voor de leden van het bijzonder comité, die gelijkaardig is als deze voor de leden van de gemeenteraad, wordt nu uitdrukkelijk in het reglement opgenomen.

Zie hiervoor het voorstel tot actualisatie in bijlage.

Sinds het beëindigen van de federale fase in de coronacrisis en gelet op de nieuwe Vlaamse regelgeving is het in principe niet meer mogelijk om nog digitale of hybride vergaderingen van de raden te laten plaatsvinden, tenzij dit geregeld wordt in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. Toch zijn er ook in de toekomst situaties mogelijk waarin dit wenselijk of noodzakelijk kan zijn. Een nota van VVSG hierover is in bijlage gevoegd.

Hybride vergaderen is in Sint-Katelijne-Waver omwille van de videoverslaggeving van de raad technisch onmogelijk.

Voorgesteld wordt om in volgende omstandigheden bij gemotiveerd burgemeestersbesluit volledig digitaal vergaderen mogelijk te maken:

• tijdens een federale crisisfase
• wanneer het gemeentehuis of de raadszaal onverwacht niet fysiek toegankelijk is (ook omwille van de videoverslaggeving)

Verder wordt voorgesteld dat wanneer een dringende beslissing van de raad nodig is, 2/3 van de raadsleden vooraf per mail kunnen beslissen om digitaal te vergaderen (bijv. in het kader van een aankoop van een onroerend goed via een openbare verkoop in een vakantieperiode).

Andere mogelijkheden om digitaal te vergaderen worden niet weerhouden.

De wijzigingen zijn aangeduid in het geel, schrappingen met doorhalingen.

Dit voorstel van huishoudelijk reglement wordt besproken op de raadscommissie van 13 februari. N.a.v. de bespreking op de raadscommissie kan dit nog gewijzigd worden

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het gewijzigde huishoudelijk reglement goed te keuren.

Het decreet lokaal bestuur

Het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten wat betreft de versterking van de lokale democratie 

Het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen