De gemeenteraad keurde in zitting van 3 november van 2014 een convenant goed met vzw Wintertuin Onze-Lieve-Vrouw-Waver, toen erfpachthouder van beschermde delen van het Instituut van de Ursulinen. De overeenkomst werd afgesloten voor een periode van vijf jaar, eindigend op 31 december 2019 waarbij gestipuleerd werd dat deze verlengd kon worden na een gunstige evaluatie.
De vereniging heeft tot doel de erfgoedwerking rond en toeristische ontsluiting van het onroerend en roerend cultuurbezit, alsmede van de landschappen van de Ursulinensite in Onze-Lieve-Vrouw-Waver. Hieronder wordt verstaan: identificatie, studie, onderhoud, conservatie, restauratie, valorisering, alsmede de integratie in het kader van de hedendaagse maatschappij.
Vzw Wintertuin focust zich, met ondersteuning van diverse overheden en instellingen, op de uitbouw van een gestructureerde erfgoedwerking en de cultuurtoeristische ontsluiting van de belangwekkende en beschermde site van het Instituut van de Ursulinen.
Vzw Wintertuin stelde sinds de start van het convenant jaarlijks een uitgebreid werkingsverslag op waarin gedetailleerd werd gerapporteerd waarvoor de toelage werd gebruikt. Ook voor de werkingsjaren 2020 en 2021 ontving het gemeentebestuur het werkingsverslag en financieel verslag.
Een verlenging van het convenant wordt door beide partijen op basis van de rapportering gunstig geëvalueerd en is aangewezen, rekening houdend met de belangrijke werking van deze vzw die de toekomst van de beschermde site garandeert en zal zorgen voor een nog grotere uitstraling met een verhoging van het aantal bezoekers. Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om het convenant te vernieuwen, met voor de jaren werkingsjaren 2020 en 2021 een retroactieve beslissing en toekenning van de subsidie.
Er worden enkele wijzigingen aangebracht in het convenant, meer bepaald met betrekking tot de benaming naar "vzw Wintertuin Ursulinen" (voorheen "vzw Wintertuin Onze-Lieve-Vrouw-Waver") en de licht gewijzigde doelstelling van de vzw zoals in de statuten van 2019 bepaald (verschenen in het Belgisch Staatsblad van 7 oktober 2019). Vzw wintertuin coördineert niet langer de vele restauraties, dit doet de erfpachthouder Kempens Landschap.
Het engagement van vzw Wintertuin om het oratorium één maal per jaar gratis ter beschikking te stellen van het gemeentebestuur valt weg. Deze terbeschikkingstelling is intussen met erfpachthouder Kempens Landschap geregeld en verder uitgebreid tot tien keer gratis gebruik van de infrastructuur voor culturele doeleinden.
Tot slot wordt in de overeenkomst bepaald aan welke beleidsdoelstelling de werking van de vzw Wintertuin bijdraagt en hoe de controle en verantwoording zal gebeuren.
De gemeenteraad keurt de verlenging van het convenant tussen het gemeentebestuur en de vzw Wintertuin Ursulinen goed zoals voorzien in de bijlage aan dit besluit.
De gemeenteraad beslist om de jaarlijkse subsidie van € 5.000 toe te kennen aan de vzw Wintertuin voor de werkingsjaren 2020 en 2021.