Er bestaan twee afzonderlijke gebruiksreglementen voor de twee sporthallen. Om de toepassing deze reglementen en de gebruiksvoorwaarden van de beide infrastructuren zo duidelijk mogelijk te houden, is het belangrijk dat de regels zo veel mogelijk gelijklopend zijn opgesteld. Omdat dit voor zowel de gebruikers als voor de medewerkers van de dienst samenleving en vrije tijd niet altijd helemaal duidelijk was, werden deze nagekeken, samengevoegd en verduidelijkt.
Bij het herwerken van de gebruiksreglementen werd getracht de werking wat gelijk te brengen met de werking van de verhuur van de andere gemeentelijke zalen, zodat de facturatie efficiënter kan verlopen.
Na een lange periode waarbij soepeler werd omgegaan met aanpassingen van de boekingen en annuleringen én waar daarnaast ook heel wat regels anders waren omwille van de pandemie, is de start van het volgende sportjaar (augustus 2022) een ideale gelegenheid om de geldende reglementen opnieuw onder de aandacht te brengen en correct toe te passen.
De gebruiksreglementen werden samengevoegd tot één geheel met twee huishoudelijke reglementen per locatie. Enkele zaken werden wel aangepast:
- Artikel 2 - De voorrangsregels voor het inplannen van de regelmatige reserveringen werden vereenvoudigd. Na goedkeuring van de gevraagde reservering wordt een overeenkomst opgemaakt. Hiervoor wordt het ondernemingsnummer of het rijksregisternummer van de gebruiker opgevraagd. Dit om de facturen die opgemaakt worden afdwingbaar te maken voor onze financiële dienst.
Een uitzondering op de annulering en verbrekingsregel voor de eerste maanden van het sportjaar is voorzien omdat elke vereniging en/of ploeg op een andere moment start. Vanaf 1 oktober wordt wel verwacht dat iedereen opgestart is en dus worden de gereserveerde uren aangerekend.
Bij betalingswijze werd het rekeningnummer en de facturatie-frequentie aangepast. Deze facturatieperioden stemmen nu overeen met die van de gemeentelijke zalen zodat een efficiënte behandeling mogelijk is.
Op vraag van de financiële dienst wordt ook vermeld dat de facturen naar het officiële adres van de onderneming of het domicilieadres verstuurd worden. Dient de factuur bij een andere medewerker van de vereniging terecht te komen, is dit de verantwoordelijkheid van de vereniging om dit intern door te geven.
- Artikels 14, 15 en 16 omtrent verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid werden verduidelijkt.
- Artikel 21 'afspraken omtrent prikbord, affiches en flyers' werd toegevoegd.
- Artikel 27 'niet naleving en sanctionering' werd toegevoegd.
De aanpassingen in het reglement werden doorgevoerd in samenspraak met de dienst financiën. Deze aanpassingen hebben geen financiële impact, het gaat enkel over afspraken m.b.t. timing en aan wie gefactureerd zal worden (officiële benamingen).
De gemeenteraad keurt het vernieuwde gebruiksreglement voor de sporthallen Bruultjeshoek en Loerenboske zoals voorzien in de bijlage aan dit besluit goed, met ingang vanaf 1 augustus 2022.