1. Ten gevolge van de instroom van Oekraïense vluchtelingen in onze gemeente is het noodzakelijk de sociale dienst te versterken.
2. Sinds 1 juli 2017 hebben de gemeente en het OCMW één geïntegreerde organisatiestructuur. Na vijf jaar blijkt het noodzakelijk om voor het eerst deze organisatiestructuur beperkt te wijzigen.
3. Verder zijn er naar aanleiding van een realistische weergave van het organogram en de formatie enkele kleine aanpassingen nodig.
4. Tenslotte dienen er i.f.v. de optimalisatie van de responsabiliseringsbijdragen een aantal functies overgedragen te worden van de gemeente naar het OCMW.
1. Versterking sociale dienst i.f.v. vluchtelingen Oekraïne
In Borgerstein vangen we reeds een 30-tal vluchtelingen op in een gemeentelijk opvangcentrum. Daarnaast verblijven er volgens onze informatie nog vluchtelingen bij particulieren in onze gemeente. Dit leidt tot heel wat extra werk voor de sociale dienst. Daarom is het noodzakelijk de sociale dienst te versterken met één (hoofd)maatschappelijk werker.
2. Bijsturing van het organogram
Sinds 1 juli 2017 vormen het OCMW en de gemeente in Sint-Katelijne-Waver één geïntegreerde organisatie.
De huidige organisatiestructuur
Directie grondgebiedszaken
Directie samenleving en welzijn
Directie ondersteuning
Na vijf jaar heeft het managementteam nu een evaluatie gemaakt.
De krachtlijnen van de organisatiestructuur blijven overeind. Toch nopen nieuwe ontwikkelingen sinds 2017 tot enkele beperkte bijsturingen, omdat de taakbelasting van enkele functies onhoudbaar hoog is geworden.
Volgende wijzigingen worden voorgesteld.
1. De extra functie van maatschappelijk werker t.b.v. de vluchtelingen uit Oekraïne wordt ingeschaald als 1 VTE hoofdmaatschappelijk werker B4-B5; op die manier blijft er na het pensioen van de expert sociale dienst in 2023 naast het diensthoofd een tweede coördinerende functie binnen deze hele grote dienst.
2. De coördinator lokale economie komt bij de dienst financiën i.p.v. de dienst omgeving; de dienst omgeving telt door een aantal deeltijdse tewerkstellingen, afwezigheden en bijkomende uitdagingen intussen zoveel personeelsleden en gespecialiseerde functies dat deze te groot geworden is.
3. In de buitenschoolse kinderopvang start op 1 juni 0,8 VTE pedagogische coach B1-B3 om de coördinator BKO te ondersteunen bij de leiding van onze vijf BKO’s. ). De Vlaamse Regering verplicht voor de uitvoering van de VIA-6 kwaliteitsmaatregel een (minstens deeltijdse) pedagogisch coach in dienst te nemen, die de kinderbegeleiders op de werkvloer ondersteunt. De Vlaamse Regering stelt hiervoor subsidies ter beschikking, voor Sint-Katelijne-Waver ongeveer voor 0,4 VTE. Dit is echter onmogelijk te werven, daarom wordt 0,8 VTE voorzien. Door het schrappen van 0,5 VTE kinderbegeleider C1-C3 is dit budgetneutraal.
4. De dienst organisatie bevat ondertussen te veel materies om door één diensthoofd te laten leiden: communicatie, klachtenbehandeling, digitale en sociale media, participatie, ICT, GIS, organisatiebeheersing, projectwerking, digitalisering, informatieveiligheid, secretariaat bestuursorganen, intergemeentelijke samenwerking, openbaarheid van bestuur, vergunningen evenementen, jubilarissen… Daarom wordt de dienst organisatie opgesplitst in een nieuwe dienst communicatie en participatie (waartoe ook ICT en GIS behoort) enerzijds en de cel secretariaat anderzijds; de cel secretariaat wordt toegevoegd aan de dienst juridische zaken, die omgevormd wordt tot de dienst beleidsondersteuning.
Bij uitdiensttreding van 1 VTE administratief medewerker C1-C3 van de dienst beleidsondersteuning wordt deze omgevormd tot 1 VTE deskundige B1-B3 omwille van de toenemende complexiteit.
De vrijkomende functie van 1 VTE communicatieambtenaar B4-B5 wordt omgevormd tot 1 VTE diensthoofd communicatie en participatie A1a-A3a. Ook ICT en GIS behoort tot deze dienst.
5. We richten een nieuwe directie op, de directie dienstverlening en organisatie. Deze directie bevat de nieuwe dienst communicatie en participatie, de nieuwe dienst beleidsondersteuning én de dienst burgerzaken en onthaal. Deze laatste dienst vertrekt dus uit de directie samenleving en welzijn. De functie van 1 VTE diensthoofd organisatie A1a-A3a wordt geschrapt, er komt nu 1 VTE directeur dienstverlening en organisatie A4a-A4b, die lid wordt van het managementteam, plaatsvervanger van de algemeen directeur en instaat voor de organisatiebeheersing, projectwerking, Pepperflow en informatieveiligheid.
Op deze manier kunnen we zonder een kop extra in onze organisatie en met een beperkte financiële investering onze slagkracht behouden en verder versterken.
De nieuwe organisatiestructuur
Directie grondgebiedszaken
Directie samenleving en welzijn
Directie dienstverlening en organisatie
O.l.v. financieel directeur
O.l.v. algemeen directeur
3. Kleine aanpassingen
a. Voor de bibliotheek wordt 1 VTE projectleider e-inclusie B1-B3 toegevoegd: in het ministerieel besluit van 6 januari 2022 werd een subsidie voorzien voor een bedrag van maximaal 200.000 euro aan gemeente Sint-Katelijne-Waver voor het project e-inlcusie, 'samen digitaal'. Dit is een samenwerking tussen de Bodukap-gemeenten. We ontvangen bij aanvang van het project 80% van de toegekende subsidie van € 200.000. De deelnemende gemeenten betalen gedurende de drie jaar een jaarlijkse bijdrage. Voor de vier gemeenten samen gaat dit over € 50.000 voor drie jaar. De bijdrage van Sint-Katelijne-Waver komt uit het bestaande budget van de bibliotheek voor het organiseren van activiteiten. Er moet geen extra budget voorzien worden.
b. 1 VTE bode D1-D3 werd aangesteld als 0,5 VTE kinderbegeleider IFIC categorie 11. De functie van bode stond reeds uitdovend, dus nu dooft deze halftijds uit. Dit betekent een besparing.
4. Overdracht van statutaire personeelsleden van de gemeente naar het OCMW
In besloten zitting van de raden van 30 mei staat de overdracht van een aantal statutaire personeelsleden van de gemeente naar het OCMW geagendeerd. Daartoe komen deze functies op de payroll van het OCMW. Voor het overige wijzigt er niets aan de formatie en het organogram. Het gaat om volgende statutaire functies, van personeelsleden uit diensten die voor beide besturen werken:
De functie van directeur dienstverlening en organisatie wordt ook op het OCMW voorzien.
Het college besliste op dinsdag 2 mei principieel over bovenstaande aanpassing. Op 16 mei vond hierover het vakbondsoverleg plaats, een protocol van akkoord werd afgesloten.
Aan de raad wordt gevraagd de voorgestelde wijzigingen goed te keuren.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de personeelsformatie en het organogram in bijlage goed.