Notulen  Raad voor maatschappelijk welzijn

Artikel 277 van het decreet lokaal bestuur.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn worden de notulen van de voorgaande raad voor maatschappelijk welzijn ter goedkeuring voorgelegd.

De notulen werden opgemaakt overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur.

Artikel 278, §1 van het decreet lokaal bestuur.

Dienst omgeving

De functie van deskundige ruimtelijke ordening is overduidelijk een knelpuntberoep. Heel wat gemeenten kampen met problemen om deze functies in te vullen. De inschaling van omgevingsambtenaar varieert van B1-B3 over B4-B5 naar A1a-A2b of A1a-A3a. Onder dezelfde benaming komen zowel junior- als seniorprofielen voor. Een zoektocht op het internet geeft aan dat recent in minstens 20 gemeenten een omgevingsambtenaar op B4-B5-niveau geworven werd.

De gemeente Sint-Katelijne-Waver ondernam twee selectieprocedures om de functie van deskundige ruimtelijke ordening op B1-B3-niveau in te vullen. In beide procedures waren er geen geslaagden. In 2018 deed zich dezelfde situatie voor op de dienst openbare werken. Toen werd er beslist één functie van deskundige zowel inhoudelijk als qua verloning op te waarderen tot een functie op het niveau van expert B4-B5. Deze aanpassing leidde tot het verhoopte resultaat.

Voorgesteld wordt om ook op de dienst omgeving één functie van deskundige te vervangen door één functie van expert B4-B5. Een functiebeschrijving is opgesteld die duidelijk zwaarder weegt dan de functies van deskundige op B1-B3-niveau en in overeenstemming is met een verloning voor een senior profiel.

Omwille van de B4-B5-functie moeten de kandidaten volgens de RPR minimaal vier jaar relevante beroepservaring aantonen.

Het managementteam gaf hierover op 21 april 2021 positief advies en het syndicaal overleg op 27 april (zie protocol in bijlage).

Dienst burgerzaken en onthaal

Op de dienst burgerzaken en onthaal worden enkele optimalisaties doorgevoerd n.a.v. de opstart van het klantencontactcenter. Meer bepaald wordt er een onderscheid gemaakt tussen het team onthaal en het team burgerzaken. Zo is er vanaf nu 1 deskundige burgerzaken (B1-B3) en 1 deskundige onthaal (B1-B3) in plaats van 2 deskundigen burgerzaken (B1-B3). Verder worden de 7 administratief medewerkers (C1-C3) opgesplitst in 4,5 administratief medewerkers (C1-C3) en 2,5 onthaalmedewerkers (C1-C3). Elke functie heeft ook een aparte functieomschrijving.

Het managementteam gaf hierover op 11 mei 2021 positief advies en het syndicaal overleg op 18 mei (zie protocol in bijlage).

Dienst uitvoering en schoonmaak

Tot slot verdwijnt het platform staf bij de dienst uitvoering en schoonmaak. De magazijnier (D4-D5) en de assistent-magazijnier (E1-E3) rechtstreeks rapporteren aan het diensthoofd uitvoering & schoonmaak. De 2 werkmannen feestmateriaal (D1-D3) alsook de zwerfvuilambtenaar (E1-E3) zullen toegevoegd worden aan het platform grijs en rapporteren aan de ploegbaas grijs (C1-C3) zodat de ploegbaas deze werknemers  vlotter mee kan inschakelen binnen de ploeg grijs en zo ook gemakkelijker de continuïteit van deze ploeg kan verzekeren.

Het managementteam gaf hierover op 11 mei 2021 positief advies en het syndicaal overleg op 18 mei (zie protocol in bijlage).

Na twee selectieprocedures blijkt dat er geen geschikte kandidaten voor de functie van deskundige ruimtelijke ordening gevonden kunnen worden. Om de dienstverlening te waarborgen en het meerjarenplan verder te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk de dienst omgeving zo snel mogelijk opnieuw volledig in te vullen.

Verder worden op de dienst burgerzaken en onthaal enkele optimalisaties doorgevoerd n.a.v. de opstart van het klantencontactcenter.

Op de dienst uitvoering en schoonmaak worden de personeelsleden van het platform staf op een logischere manier binnen de dienst geïntegreerd.

De jaarrekening 2020 werd opgemaakt door het college en het vast bureau. Hiermee wordt bevestigd dat alle handelingen waarvoor zij bevoegd zijn, correct werden opgenomen in de boekhouding.

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.

De cijfers van de rekening werden toegelicht door Diane Wouters en Britt Van den Broeck tijdens de raadscommissie van 17 mei 2021.

Het voorontwerp van de jaarrekening werd gunstig geadviseerd door het M-team op 5 mei 2021.

Het budgettair resultaat 2020

Balans op 31/12/2020

Staat van opbrengsten en kosten 2020

Artikel 260 en 261 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017. 

Artikel 17 tot en met 28 van het BBC besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen.

Artikel 2, 3 en 4 van het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen en latere wijzigingen.

Artikel 249 decreet lokaal bestuur:  § 3. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.
De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.
§ 4. Elke raad stemt telkens over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport. In afwijking daarvan kan elk raadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst. In dat geval mag de betrokken raad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming. Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de raad. Als de andere raad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt die raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.

Artikel 263 decreet lokaal bestuur: De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd. Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt de derde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 voorgelegd.

De belangrijkste redenen voor de wijziging van het meerjarenplan zijn de volgende:

• Verwerking van het resultaat van 2020.
• Bijstellen van de transactiekredieten van bestaande investeringsprojecten op basis van de meest recente ontwikkelingen.
• Aanpassing van de exploitatiekredieten aan de huidige noden.
• Verwerken van de coronamaatregelen.
• Invulling van bijkomende personeelsnoden.

Er werd een voorontwerp gemaakt van de aangepaste strategische nota en financiële nota door de algemeen directeur en de financieel directeur, in overleg met het M-team in zitting van 5 mei 2021. Dit ontwerp werd besproken op het college van 10 mei 2021.

De wijziging van de kredieten voor het lopende boekjaar vergt een aanpassing van het meerjarenplan. Het overzicht van de kredieten (schema M3) vermeldt dan de gewijzigde kredieten voor het lopende boekjaar.

Daarnaast is het logisch dat de raad beslist over belangrijke inhoudelijke wijzigingen in het beleid. Het bestuur zal het meerjarenplan dus ook aanpassen als er belangrijke bijsturingen van de acties, actieplannen en/of beleidsdoelstellingen moeten gebeuren. De regelgeving legt hiervoor geen regels op. Elk bestuur moet in het kader van de organisatiebeheersing zelf definiëren welke inhoudelijke wijzigingen alleen kunnen worden doorgevoerd via een aanpassing van het meerjarenplan.   

Aan de omgevingsanalyse werd een annex toegevoegd m.b.t. de coronacrisis.

Samengevat zijn de wijzigingen voor het OCMW voor 2021-2025 als volgt:

Het Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018, en latere wijzigingen, betreffende de beleids- en de beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Dit besluit geeft een overzicht van de diverse beleids- en beheersrapporten die moeten worden opgemaakt en een aantal regels waaraan de boekhouding van de gemeente moet voldoen.

Ministerieel besluit van 26 juni 2018, en latere wijzigingen, tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen. In dit besluit worden de concrete schema's en rekeningstelsels vastgelegd.

De raadsbeslissing van 16 december 2019 betreffende de vaststelling van het meerjarenplan 2020-2025.

Artikel 257 decreet lokaal bestuur:  § 1. Minstens een keer per jaar wordt het meerjarenplan aangepast, waarbij in elk geval de kredieten voor het volgende boekjaar worden vastgesteld. Als dat nodig is, kunnen daarbij ook de kredieten voor het lopende boekjaar worden aangepast. Daarnaast kan het meerjarenplan, als dat nodig is, ook worden aangepast om alleen de kredieten voor het lopende boekjaar aan te passen.
Als voor 1 januari van het jaar dat volgt op de gemeenteraadsverkiezingen de kredieten voor dat boekjaar nog niet werden vastgesteld, worden, in afwijking van het eerste lid, op die datum de kredieten voor dat boekjaar automatisch vastgesteld op basis van de ramingen voor dat boekjaar in de financiële nota van het meerjarenplan.
Bij elke aanpassing van het meerjarenplan wordt het resultaat van de intussen vastgestelde jaarrekeningen verwerkt.
De periode van het meerjarenplan blijft altijd de periode, vermeld in artikel 254, tweede lid, maar de financiële nota beschrijft altijd de financiële consequenties voor ten minste drie toekomstige boekjaren.
§ 2. Een aanpassing van het meerjarenplan omvat minstens een aangepaste financiële nota, een toelichting en de eventuele wijzigingen van de strategische nota.

De lijsten zoals ze in de beleidsnota van de oude BBC (nominatieve subsidies, delegatie overheidsopdrachten,…) vervat zaten, bestaan niet meer. Het decreet lokaal bestuur heeft de huidige lijsten bij het budget losgekoppeld van de beleidsrapporten. Gelet op het feit dat de lijsten losgekoppeld zijn van de beleidsrapporten, nemen ze nu de vorm aan van afzonderlijke besluiten van de raad. Deze kunnen nog altijd gebundeld worden op een lijst, maar dit hoeft niet meer. Aangezien ze niet meer worden opgenomen in het meerjarenplan, kan de raad er afzonderlijk over beslissen, zonder dus een aanpassing van het meerjarenplan door te voeren, wat de flexibiliteit vergroot.

In de documentatie bij het meerjarenplan wordt wel nog een overzicht opgenomen van de toegestane werkings- en investeringssubsidies, waaronder ook de nominatief toegekende subsidies. Dat overzicht houdt echter niet langer een beslissing in, maar is louter informatief. De documentatie maakt geen deel uit van het meerjarenplan en moet enkel ter beschikking worden gesteld aan de raadsleden.

De bevoegdheid voor “het toekennen van nominatieve subsidies” komt toe aan de raad. De raad moet dus een besluit nemen tot nominatieve toekenning van elke subsidie afzonderlijk. Om niet elk dossier apart voor te leggen aan de raad, wordt thans globaal een lijst van nominatief toe te kennen subsidies voorgelegd aan de raad die deze kan goedkeuren voor uitbetaling in 2020-2025. Wanneer bij de toekenning van deze bedragen zou afgeweken worden of wanneer een nieuwe nominatieve subsidie zou toegekend worden aan een begunstigde die niet in deze overzichtslijst is opgenomen én deze binnen de grenzen van de globale exploitatie of investeringen blijft, dient dat betreffend dossier apart aan de raad voorgelegd te worden voor goedkeuring zonder dat een aanpassing van het meerjarenplan vereist is.

De raad geeft hiermee de opdracht aan het vast bureau om de nominatieve subsidies uit te keren binnen het voorziene krediet per begunstigde zoals opgenomen in de bijlage. Een nominatieve subsidie wordt in principe uitgekeerd op basis van een subsidieaanvraag, uitgezonderd de toelage aan de welzijnsvereniging (wettelijke verplichting in de tegemoetkoming van de tekorten; er wordt op kwartaalbasis een voorschot uitbetaald op basis van het laatste goedgekeurde (aangepaste) meerjarenplan). Een subsidieaanvraag wordt ondersteund met een kasverslag, jaarverslag of activiteitenverslag waaruit de financiële vraag duidelijk is. Na controle kan een nominatieve subsidie uitbetaald worden onder voorbehoud dat het uitvoeren van een nominatieve subsidie een controlerecht inhoudt en dat de nominatieve subsidie (deels) kan teruggevorderd worden wanneer de subsidie niet wordt aangewend voor de algemene werking van de begunstigde en/of aanvrager.

De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.

Het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de BBC (BVR BBC).

Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de BBC (MB BBC).

De omzendbrief KB/ABB 2019/4 over de strategische meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de BBC.

Artikels 217, 218, 219, 302 en 303 van het decreet lokaal bestuur. 

Artikel 35 §3 van het besluit van de Vlaamse regering dd. 5 juni 2009 houdende de bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris.

• het klachtenbehandelingssysteem en de meldingen
• de aanvragen i.k.v. openbaarheid van bestuur
• het systeem organisatiebeheersing
• de rapportering van de financieel directeur over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten, de krediet- en wetmatigheidscontrole i.k.v. het voorafgaand visum en het debiteurenbeheer.

Deze rapportering werd geïntegreerd in het jaarverslag 2020.

Klachtenbehandeling en meldingen

Overeenkomstig artikel 302 en 303 van het decreet lokaal bestuur heeft het lokaal bestuur een klachtenbehandelingssysteem.

We spreken van een klacht wanneer een handeling of prestatie van één van onze diensten:

• niet op de gebruikelijke manier werd afgehandeld;
• niet correct werd uitgevoerd;
• of gewoonweg niet werd uitgevoerd. 

Het rapport klachtenbehandeling werd besproken tijdens het managementteam van 22 februari 2021.

De resultaten en bevindingen werden opgenomen in het jaarverslag 2020 onder het luik "Klachtenbehandeling".

Organisatiebeheersing

Zoals bepaald in artikel 217, 218 en 219 van het decreet lokaal bestuur dient elke gemeente en OCMW in te staan voor haar organisatiebeheersing. Buiten het wettelijk kader, dat men kan terugvinden in voormelde artikels, zijn door de wetgever geen bijkomende voorwaarden vastgelegd. Dit heeft als voordeel dat iedere gemeente vrij is in de uitwerking van het organisatiebeheersingssysteem.

Op 31 mei 2020 werd het verbetertraject 2014-2019 officieel afgerond, waarbij een laatste stand van zaken werd opgemaakt van de verschillende verbeteracties. Over deze stand van zaken werd een laatste maal gerapporteerd in het jaarverslag 2019. 

In 2020 werd gestart met de nieuwe cyclus organisatiebeheersing 2020-2025. Deze nieuwe organisatiebeheersingscyclus werd afgetrapt door een organisatiebrede zelfevaluatie op basis van de “Leidraad organisatiebeheersing” van Audit Vlaanderen. Dit theoretisch kader werd op 11 maart 2019 door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk goedgekeurd als algemeen kader voor het organisatiebeheersingssysteem.

In het najaar van 2020 werden de eerste vijf thema’s van de leidraad behandeld. In het voorjaar van 2021 zullen de vijf resterende thema’s worden behandeld. Doel van deze organisatiebrede zelfevaluatie is te komen tot een verbeteractieplan waarin op basis van de uitgevoerde zelfevaluatie verschillende verbeteracties werden opgenomen. Deze verbeteracties zullen tijdens de komende jaren van deze legislatuur worden uitgewerkt. Jaarlijks zal hierover aan de raad worden gerapporteerd. 

Naast de organisatiebrede zelfevaluatie werden de afgelopen jaren verschillende onderzoeken met betrekking tot de interne werking van onze organisatie uitgevoerd, o.a. thema-audit Monitoring, ICT-veiligheidsaudit,… Elk van deze onderzoeken leidde tot een rapport met bijhorende verbeteracties. Beslist werd om de verschillende verbeteracties samen te brengen in één geïntegreerd verbeteractieplan voor onze organisatie.

In het voorjaar van 2021 zal de reeds opgestarte organisatiebrede zelfevaluatie worden afgerond. Het nieuwe verbeteractieplan zal tijdens de raad voor maatschappelijk welzijn van juni 2021 ter kennisname worden voorgelegd aan de raad.

Rapportering financieel directeur

Overeenkomstig artikel 177 van het decreet lokaal bestuur rapporteert de financieel directeur in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per jaar aan de raad voor maatschappelijk welzijn. Dit rapport omvat minstens een overzicht van:

• de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van het lokaal bestuur met budgettaire en financiële impact;
• het debiteurenbeheer, inzonderheid de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten;
• de thesaurietoestand;
• de liquiditeitsprognose;
• de beheerscontrole;
• de evolutie van de budgetten;
• de uitvoering van haar taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen.

 De financieel directeur stelt tegelijkertijd een afschrift van dat rapport ter beschikking van de algemeen directeur.