Artikel 221 en 222 van het decreet lokaal bestuur
In respectievelijk 2015 en 2016 voerde Audit Vlaanderen een organisatiebrede externe audit uit bij het gemeentebestuur en OCMW van Sint-Katelijne-Waver.
Naar aanleiding van deze audits formuleerde Audit Vlaanderen verschillende aanbevelingen.
In het najaar van 2020 deed Audit Vlaanderen een onderzoek naar de stand van zaken van de realisatie van de door hen geformuleerde aanbevelingen.
In 2014-2015 hield Audit Vlaanderen in zowel de gemeente als het OCMW een organisatie-audit. Organisatie-audits gaan na of een organisatie over de sturings- en beheersinstrumenten beschikt om goed te functioneren. Vooral de managementprocessen en de ondersteunende processen komen aan bod. Ze creëren immers de voorwaarden om de kernprocessen goed te kunnen uitvoeren. De Leidraad organisatiebeheersing is voor de auditoren het referentiekader voor organisatie-audits.
Op basis van deze audits formuleerde Audit Vlaanderen een 11-tal aanbevelingen, 5 aanbevelingen voor het gemeentebestuur en 6 voor het OCMW. Deze aanbevelingen werden, samen met de bevindingen uit de organisatiebrede zelfevaluatie die werd uitgevoerd in 2014 en andere onderzoeken, opgenomen in een geïntegreerd kwaliteitsactieplan 2015-2020. In het kader van het systeem interne controle werden deze acties gefaseerd uitgevoerd. Sinds 2016 heeft de algemeen directeur jaarlijks over de uitvoering hiervan gerapporteerd aan de raden, als onderdeel van het jaarverslag. De laatste stand van zaken op 31 mei 2020 van de resultaten van de uitwerking van de verbeteracties van het geïntegreerd kwaliteitsactieplan 2015-2020 werd opgenomen in het jaarverslag 2019, onder het luik "Systeem interne controle". De raden namen hiervan kennis in zitting van 22 juni 2020, na toelichting op de raadscommissie van 15 juni 2020. Dit was meteen ook de eindevaluatie van het verbeteractieplan dat werd opgemaakt op basis van het zelfevaluatiemodel van VVSG.
Op 12 augustus 2020 liet Audit Vlaanderen aan de algemeen directeur weten dat het lokaal bestuur van Sint-Katelijne-Waver geselecteerd werd voor een steekproefsgewijze opvolging van de door hen geformuleerde aanbevelingen naar aanleiding van de audits die door hen werden uitgevoerd in 2014 en 2015. Doel van deze opvolging is om een zicht te krijgen op de realisatie van de verschillende aanbevelingen. Ter staving van de realisatie van de verschillende aanbevelingen werden verschillende documenten, beslissingen,... aangeleverd dewelke werden toegelicht tijdens verschillende overlegmomenten.
De realisatiegraad van volgende aanbevelingen werden onderzocht:
Voor de organisatie-audit bij gemeente Sint-Katelijne-Waver:
Voor de organisatie-audit bij OCMW Sint-Katelijne-Waver:
Na hun onderzoek kwam Audit Vlaanderen tot volgende conclusies:
Voor de organisatie-audit bij gemeente Sint-Katelijne-Waver:
| NR. | Aanbeveling | Streefdatum | Status van het bestuur | Status Audit Vlaanderen |
|---|---|---|---|---|
| A2 | Bij het geplande documenteren van de kernprocessen binnen de gemeente bepaalt men ook welke risico’s er aan deze processen verbonden zijn en welke acties er moeten worden ondernomen om de risico’s onder controle te krijgen. | 31/01/2017 | Niet uitgevoerd | Ontwerp |
| A4 | Om te verzekeren dat naast de medewerkers ook de decretale graden presteren volgens de vooropgestelde verwachtingen, krijgen ook de secretaris en financieel beheerder formele feedback op hun functioneren via opvolggesprekken en periodieke evaluaties. | 31/01/2017 | Gerealiseerd | Lopend |
| A5 | Om richting te geven aan alle activiteiten die verband houden met informatieveiligheid en zodoende een inefficiënte inzet van middelen te vermijden, definieert de gemeente haar informatieveiligheidsbeleid, waarbij rollen en verantwoordelijkheden duidelijk worden vastgelegd en toegewezen. | 30/06/2016 | Gerealiseerd | Gerealiseerd |
Voor de organisatie-audit bij OCMW Sint-Katelijne-Waver:
| NR. | Aanbeveling | Streedatum | Status van het bestuur | Status Audit Vlaanderen |
|---|---|---|---|---|
| A4 | Het OCMW werkt (bijkomende) beheersmaatregelen uit met het oog op het voorkomen en detecteren van fraude binnen het budgetbeheer en het beheer van de systeem I-rekeningen. | 1/06/2017 | Gerealiseerd | Lopend |
| A5 | Om op te volgen dat alle personeelsleden, inclusief de decretale graden, presteren volgens de vooropgestelde verwachtingen en dat signalen van de medewerkers voldoende doorstromen, past het OCMW Sint-Katelijne-Waver een organisatiebrede evaluatiecyclus toe. | 1/01/2017 | Gerealiseerd | Lopend |
| A6 | Het OCMW actualiseert het informatieveiligheidsbeleid waarbij rollen en verantwoordelijkheden duidelijk worden vastgelegd en toegewezen. Dit veiligheidsbeleid wordt gecommuniceerd naar de betrokkenen, wordt periodiek geëvalueerd en bijgestuurd. In dit kader wordt ook de procedure voor het bezorgen van de individuele steundossiers herbekeken. | 30/06/2016 | Gerealiseerd | Gerealiseerd |
Tijdens de raadscommissie van maandag 18 januari 2021 werd toelichting gegeven bij de realisatiegraad van de verschillende aanbevelingen. Hierbij werden volgende zaken aangegeven:
Aan de raad wordt gevraagd om kennis te nemen van het rapport 'Resultaten opvolging aanbevelingen en rapportering organisatiebeheersing bij gemeente en OCMW Sint-Katelijne-Waver', opgemaakt door Audit Vlaanderen.
Artikel 221 van het decreet lokaal bestuur
In elke gemeente en in elk openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt periodiek een audit uitgevoerd door Audit Vlaanderen, vermeld in artikel III.115 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Audit Vlaanderen bezorgt de verslagen van de audits aan de voorzitter van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn, die ze bezorgt aan de leden van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 222 van het decreet lokaal bestuur
Audit Vlaanderen evalueert de organisatiebeheersing, gaat na of ze adequaat is en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Audit Vlaanderen kan daarvoor organisatie- en procesaudits uitvoeren en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.
Audit Vlaanderen is ook bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits.
Artikel 223 van het decreet lokaal bestuur
Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, en tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerd van de besturen. Audit Vlaanderen kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die het voor de uitvoering van zijn opdrachten nodig acht. Ieder personeelslid is ertoe gehouden zo snel mogelijk en zonder voorafgaande machtiging op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documenten te verstrekken.
Elk personeelslid heeft het recht om Audit Vlaanderen rechtstreeks op de hoogte te brengen van onregelmatigheden die hij in de uitoefening van zijn functie vaststelt.
Buiten de gevallen van kwade trouw, persoonlijk voordeel of valse aangifte die een dienst of een persoon schade toebrengen, kan een rapportering aan Audit Vlaanderen nooit aanleiding geven tot een tuchtsanctie of een ontslag. Dergelijke verklaringen vallen niet onder het inzagerecht, tenzij het betrokken personeelslid daarvoor zijn instemming verleent. Met toepassing van artikel 23, lid 1, i), van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) heeft de persoon, op wie de rapportering betrekking heeft, geen toegang tot die verklaringen, behalve met toestemming van degene die de onregelmatigheid heeft gerapporteerd.
Met toepassing van artikel 23, lid 1, e) en h), van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) kan Audit Vlaanderen beslissen om de verplichtingen en de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, niet toe te passen bij de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van een onderzoek dat betrekking heeft op een welbepaalde natuurlijke persoon, als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in het vijfde tot en met het dertiende lid.
De afwijkingsmogelijkheid, vermeld in het vierde lid, geldt alleen gedurende de periode waarin de betrokkene het voorwerp uitmaakt van een controle, een onderzoek of de voorbereidende werkzaamheden die daarmee verband houden, in het kader van de decretale en reglementaire opdrachten van Audit Vlaanderen, op voorwaarde dat het voor het goede verloop van het onderzoek noodzakelijk is of kan zijn dat de verplichtingen en de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, niet worden toegepast. De duur van de voorbereidende werkzaamheden mag in voorkomend geval niet meer bedragen dan een jaar vanaf de ontvangst van een verzoek tot uitoefening van een van de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening.
De persoonsgegevens, vermeld in het vierde lid, worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
De afwijkingsmogelijkheid, vermeld in het vierde lid, heeft geen betrekking op de gegevens die losstaan van het voorwerp van het onderzoek dat of van de controle die de weigering of beperking van de rechten, vermeld in het vierde lid, rechtvaardigt.
Als de betrokkene in het geval, vermeld in het vierde lid, tijdens de periode, vermeld in het vijfde lid, een verzoek indient op basis van artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, bevestigt de bevoegde functionaris voor gegevensbescherming de ontvangst daarvan.
De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming brengt de betrokkene schriftelijk, zo snel mogelijk en in elk geval binnen een maand vanaf de dag die volgt op de dag waarop hij het verzoek heeft ontvangen, op de hoogte van elke weigering of beperking van de rechten, vermeld in het vierde lid. De verdere informatie over de nadere redenen voor die weigering of die beperking hoeft niet te worden verstrekt als dat de decretale en reglementaire opdrachten van Audit Vlaanderen zou ondermijnen, met behoud van de toepassing van het elfde lid. Als het nodig is, kan de voormelde termijn met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met het aantal aanvragen en de complexiteit ervan. De verwerkingsverantwoordelijke brengt de betrokkene binnen een maand vanaf de dag die volgt op de dag waarop hij het verzoek heeft ontvangen, op de hoogte van die verlenging en van de redenen voor het uitstel.
De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming informeert de betrokkene ook over de mogelijkheid om een verzoek in te dienen bij de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens conform artikel 10/5 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer en om een beroep in rechte in te stellen.
De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming noteert de feitelijke of juridische gronden waarop de beslissing is gebaseerd. Die informatie houdt hij ter beschikking van de voormelde Vlaamse toezichtcommissie.
Nadat het onderzoek afgesloten is, worden de rechten, vermeld in artikel 13 tot en met 22 van de voormelde verordening, in voorkomend geval, conform artikel 12 van de voormelde verordening opnieuw toegepast.
Als een dossier dat persoonsgegevens als vermeld in het vierde lid, bevat, naar het Openbaar Ministerie is gestuurd en kan leiden tot activiteiten onder leiding van het Openbaar Ministerie of een onderzoeksrechter, en er onduidelijkheid is over het geheim van het onderzoek onder leiding van het Openbaar Ministerie of een onderzoeksrechter, mag de bevoegde functionaris voor gegevensbescherming op verzoek van de betrokkene overeenkomstig artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening pas antwoorden nadat het Openbaar Ministerie of, in voorkomend geval, de onderzoeksrechter heeft bevestigd dat een antwoord het onderzoek niet in het gedrang brengt of kan brengen.
De raad neemt kennis van het rapport 'Resultaten opvolging aanbevelingen en rapportering organisatiebeheersing bij gemeente en OCMW Sint-Katelijne-Waver'.