Belangrijk hierbij is het onderscheid tussen verschillende vormen van ouderwerking:
Terwijl de eerste een adviesraad is die decretaal verankerd is met de school, zijn de laatste 2 dit niet: ouderwerking en school (schoolbestuur) zijn in deze gevallen twee afzonderlijke entiteiten. Dit heeft ook gevolgen op financieel vlak. Daar waar de boekhouding van de decretale ouderraad een onderdeel is van en uitgevoerd wordt door de schoolboekhouding, mogen de gelden van de ouderwerkingen en de gemeentelijke gelden (school) niet vermengd worden. Bij een ouderwerking als feitelijke vereniging worden de eventuele gelden beheerd door de bestuurders van de vereniging en bij een ouderwerking als vzw verloopt de boekhouding volgens de vzw-wetgeving.
Afspraken en verantwoordelijkheden binnen deze ouderwerkingen worden best geregeld in een huishoudelijk reglement.
In onze gemeentelijke basisscholen zijn een aantal ouderwerkingen als feitelijke verenigingen actief, zijnde de "oudercomités". Wanneer de ouderwerking duurzame materialen aan de school schenkt of in financiële middelen voorziet, kan dit best gebeuren via een schenkingsformulier. Reden hiervoor is dat zowel financiële als materiële schenkingen automatisch eigendom worden van de gemeente. Het schenkingsformulier officialiseert dit.
Bij schenkingen wordt er dus een onderscheid gemaakt tussen:
De sjablonen voor deze schenkingsformulieren werden opgesteld aan de hand van de voorbeelden van KOOGO (Koepel van Ouderverenigingen van het Officieel Gesubsidieerd Onderwijs) en worden hierbij vastgesteld.
Voorafgaand aan een materiële schenking dient er een overleg te gebeuren tussen het oudercomité en het bestuur, vertegenwoordigd door de schepen van onderwijs en de coördinator gemeentelijk en flankerend onderwijs, zodat afspraken over o.a. aansprakelijkheid en onderhoud kunnen gemaakt worden.
Conform artikel 41 °12 van het decreet lokaal bestuur is het definitief aanvaarden van schenkingen en het aanvaarden van legaten een uitdrukkelijke bevoegdheid van de gemeenteraad die niet kan worden toevertrouwd aan het college van burgemeester en schepenen. Elke schenking door een oudercomité aan één van onze gemeentelijke basisscholen zal dus moeten aanvaard worden door de gemeenteraad. De schepen van onderwijs zal telkens gemachtigd worden om de schenkingsformulieren te ondertekenen.
Het decreet van 2 april 2004 en latere wijzigingen betreffende participatie op school en de Vlaamse Onderwijsraad
De omzendbrief lokale participatieregeling in het basis- en secundair onderwijs: GD/2004/03
Vooraleer een schenking door een oudercomité aan een gemeentelijke basisschool kan gebeuren, dient deze schenking aanvaard te worden door het schoolbestuur.
Het is handig om hiervoor een kader vast te stellen.
Elke schenking door een ouderwerking aan één van de gemeentelijke basisscholen dient te worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
De gemeenteraad stelt de sjablonen voor deze schenkingsformulieren vast.
Voorafgaand aan een materiële schenking dient er een overleg te gebeuren tussen het oudercomité en het bestuur, vertegenwoordigd door de schepen van onderwijs en de coördinator gemeentelijk en flankerend onderwijs, zodat afspraken over o.a. aansprakelijkheid en onderhoud kunnen gemaakt worden.
De gemeenteraad beveelt de oudercomités aan om zich te organiseren aan de hand van een huishoudelijk reglement.