De bouw van een nieuwe bibliotheek, conservatorium, fuif - en evenementenzaal zal gebeuren via een mededingingsprocedure met onderhandeling (Europese en Belgische bekendmaking).
Deze procedure is opgesplitst in 2 fasen. Dit impliceert dat in een selectiefase op basis van aanvragen tot deelneming wordt beslist welke kandidaten worden uitgenodigd om in de gunningsfase een offerte in te dienen en aan de onderhandelingen deel te nemen.
Aan de gemeenteraad wordt de selectieleidraad ter goedkeuring voorgelegd met het oog op deze eerste fase van de plaatsingsprocedure.
Aan de gemeenteraad wordt de selectieleidraad ter goedkeuring voorgelegd met het oog op deze eerste fase van de plaatsingsprocedure.
Het doel van de selectieleidraad is deze selectiefase toe te lichten en de kandidaten de algemene informatie over de opdracht en het verder verloop van de plaatsingsprocedure te geven, zodat zij in staat zijn voldoende inzicht in de opdracht en in de plaatsingsprocedure te verkrijgen en een aanvraag tot deelneming in te dienen.
Door een aanvraag tot deelneming in te dienen aanvaardt de kandidaat onvoorwaardelijk de inhoud en de toepassing van de selectieleidraad.
Kandidaten zullen geselecteerd worden op basis van volgende selectiecriteria:
De opdracht zal gegund worden na een mededingingsprocedure met onderhandeling op grond van artikel 38, §1, 1°, b) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten omdat de uit te voeren werken tevens innovatieve of ontwerpmatige oplossingen bevatten.
Daarenboven geldt dat de opdracht niet gegund kan worden zonder voorafgaandelijke onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico’s (op grond van artikel 38, §1, 1° c) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten). Het geïntegreerd contract dat tot stand zal worden gebracht, zal het voorwerp dienen te zijn van onderhandelingen tussen partijen waarna de precieze rechten en plichten van elk der partijen worden vastgelegd en de risico’s juist worden gealloceerd. Daarenboven dient ook de tijdelijke prefinanciering goed geplaatst te worden, waarbij de aanbestedende overheid zich tevens het recht voorbehoud om deze prefinanciering te onttrekken aan de opdracht indien zijzelf van oordeel is dat de voorwaarden die de Inschrijver biedt niet optimaal zijn.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de hogervermelde motivering verder schriftelijk aan te vullen in de loop van de plaatsingsprocedure (in de zin van artikel 4 van de Wet van 17 juni 2013).
In het meerjarenplan 2020-2025, goedgekeurd door de gemeenteraad van 16/12/2019 werd een totaalkrediet van 6 mio euro opgenomen voor de bouw van een evenementenhal, uitgesplitst over de jaren 2020-2023. In het AGB was in 2019 nog een krediet beschikbaar van 359.863,01 euro, dat na beslissing van de vereffenaar overgedragen werd naar 2020. Dit krediet zal na vereffening en via aanpassing meerjarenplan overgezet moeten worden naar de gemeente.
Indien de opdrachtnemer het project effectief zal voorfinancieren, kan de opsplitsing van de kredieten eventueel ook bijgestuurd worden. Dit zou een invloed kunnen hebben op de in te schrijven leningen die dan later zouden kunnen opgenomen worden, wat een positieve invloed zou kunnen hebben op de autofinancieringsmarge. Dit financieringsvoorstel zal grondig bekeken dienen te worden.
De gemeenteraad keurt de selectieleidraad voor het ontwerp, de prefinanciering en bouw van een bibliotheek, conservatorium, fuif- en evenementenzaal goed zoals opgenomen in de bijlage aan dit besluit.