De gemeenteraad dient door middel van een reglement een systeem voor klachtenbehandeling te organiseren. De gemeenteraad keurde in zitting van 3 december 2007 het reglement klachtenbehandeling goed. Na de integratie van het OCMW en het gemeentebestuur is het aangewezen om het bestaande reglement klachtenbehandeling te actualiseren.
Om een professionele en objectieve behandeling van klachten te voorzien, wordt naast de actualisering van het reglement klachtenbehandeling, een overeenkomst afgesloten met de Vlaamse Ombudsdienst.
Het bestuur hecht veel belang aan het zorgvuldig en correct omgaan met klachten en meldingen om zo een deskundige en klantvriendelijke aanpak te kunnen garanderen. Om hieraan tegemoet te komen werd een algemeen reglement inzake klachtenbehandeling opgesteld en wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de Vlaamse Ombudsdienst.
Binnen het geactualiseerd reglement inzake klachtenbehandeling worden duidelijke afspraken vastgelegd over wat verstaan wordt onder een klacht en wat niet, en op welke wijze deze klachten worden behandeld. Ook inzake rapportering van de klachten worden de nodige afspraken gemaakt. Daarnaast wordt de Vlaamse Ombudsdienst als tweedelijnsklachtbehandelaar opgenomen. Hiervoor werd een samenwerkingsovereenkomst opgesteld met de Vlaamse Ombudsdienst.
De samenwerkingsovereenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst loopt voor een periode van drie jaar. Er zijn geen kosten verbonden aan deze samenwerkingsovereenkomst. Indien de klachtindiener ontevreden is over de wijze waarop een klacht door onze interne klachtencoördinator is afgehandeld of over het resultaat, kan hij/zij een beroep doen op de Vlaamse Ombudsdienst. Hierbij neemt de Vlaamse Ombudsdienst een bemiddelende positie in tussen de klager en het lokale bestuur.
Verder kan de Vlaamse Ombudsdienst in tweede lijn meldingen van mogelijke overtredingen van de deontologische code door een mandataris of ambtenaar onderzoeken, alsook meldingen van personeelsleden in het kader van de klokkenluidersregeling. Dit onderzoek gebeurt in beide gevallen in tweede lijn. Eerst gebeurt binnen het lokale bestuur van Sint-Katelijne-Waver een onderzoek volgens de bepalingen van de lokale deontologische codes van de mandatarissen en het personeel.
In de overeenkomst wordt eveneens bepaald dat de Vlaamse ombudsman jaarlijks een een overzicht van hun tussenkomsten opmaakt en bezorgt aan het lokale bestuur.
Dit punt zal worden geagendeerd en besproken op de raadscommissie van 15 juni 2020 waarna dit ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad van 22 juni 2020. Dit agendapunt kan bij amendement dan nog worden aangepast.
Artikel 302 en 303 van het decreet lokaal bestuur.
De gemeenteraad keurt het geactualiseerd reglement klachtenbehandeling goed.
De gemeenteraad sluit een overeenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst voor de opvolging van klachtenbehandeling zoals opgenomen in bijlage. Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van drie jaar. De gemeente is hiervoor geen vergoeding verschuldigd.