2020_OCMW-Raad_00006 - Decreet lokaal bestuur - Managementinstrumenten - Afsprakennota - Kennisneming

De voorgestelde afsprakennota vertrekt vanuit de decretale opdrachten van de algemeen directeur, de financieel directeur en het M-team in het decreet lokaal bestuur. De voornaamste verantwoordelijkheden worden hieronder opgesomd.

De algemeen directeur:

• staat in voor de algemene leiding van de diensten van de gemeente en van de diensten van het OCMW
• staat aan het hoofd van het personeel van de gemeente en van het OCMW
• is bevoegd voor het dagelijkse personeelsbeheer. De algemeen directeur kan de uitoefening van het dagelijkse personeelsbeheer toevertrouwen aan andere personeelsleden
• rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, aan het vast bureau en aan het bijzonder comité voor de sociale dienst
• staat in voor de werking van de diensten van de gemeente en van de diensten van het OCMW bij de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid
• gedraagt zich naar de onderrichtingen die hem worden gegeven door het politiek bestuur
• staat in voor het organisatiebeheersingssysteem in overleg met het managementteam
• sluit namens het managementteam de afsprakennota met het politiek bestuur
• bereidt de zaken voor die aan de vergaderingen van het politiek bestuur worden voorgelegd
• woont de vergadering van het politiek bestuur bij, stelt de notulen op en eventueel het zittingsverslag
• geeft gevraagd of ongevraagd advies op beleidsmatig, juridisch en bestuurskundig vlak aan het politiek bestuur
• ondertekent mee de reglementen, verordeningen, beslissingen en akten van het politiek bestuur, evenals de briefwisseling
• zorgt in overleg met het managementteam voor de opmaak van het voorontwerp van het organogram, van de rechtspositieregeling van het personeel, van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering en de inventaris
• organiseert de behandeling van de briefwisseling en het beheer van het archief
• geeft functionele leiding aan de financieel directeur voor het opstellen, in overleg met het managementteam, van het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering, het voeren en het afsluiten van de boekhouding, het verzorgen van financiële analyse en financiële beleidsadvisering, het thesauriebeheer
• zit het managementteam voor
• ondertekent mee de betalingen en bevestigt daarmee de wettigheid en regelmatigheid
• neemt het systeem van klachtenbehandeling op.

De financieel directeur:

• staat onder functionele leiding van de algemeen directeur in voor het opstellen, in overleg met het managementteam, van het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering, het voeren en het afsluiten van de boekhouding, het verzorgen van financiële analyse en financiële beleidsadvisering, het thesauriebeheer
• staat in volle onafhankelijkheid in voor: de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het OCMW met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, en het debiteurenbeheer, in het bijzonder de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten en het verlenen van kwijting
• rapporteert in volle onafhankelijkheid over bovenstaande opdrachten, de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten en de financiële risico's
• ondertekent mee de betalingen en bevestigt daarmee de wettigheid en regelmatigheid.

Het managementteam:

• bestaat uit de algemeen directeur, de financieel directeur en alle andere leden die geen mandataris zijn en waarvan de deelname aan het managementteam nuttig wordt geacht voor het functioneren van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. De burgemeester, of de door hem aangewezen schepen, maakt met raadgevende stem deel uit van het managementteam
• ondersteunt de coördinatie van de diensten van de gemeente en van het OCMW bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie
• bewaakt de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, alsook de interne communicatie, overeenkomstig het organisatiebeheersingssysteem
• wordt betrokken bij de opmaak van de afsprakennota, het organisatiebeheersingssysteem, de opmaak van het voorontwerp van het organogram, van de rechtspositieregeling van het personeel, van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering en de inventaris.

Het nieuwe model van afsprakennota van VVSG wordt als richtsnoer gebruikt. Dit model werd aangepast naar de concrete situatie in Sint-Katelijne-Waver. Het M-team keurde op 11 februari 2020 het nieuwe voorstel voor de afsprakennota goed.

Het voorstel voor de afsprakennota werd door het M-team goedgekeurd op 11 februari en door het P-team op 21 februari 2020.

Het vast bureau keurde in zitting van 2 maart 2020 deze afsprakennota goed.

Het decreet lokaal bestuur bepaalt in artikel 171 §2 dat ten minste na iedere volledige vernieuwing van de gemeenteraad de algemeen directeur mee namens het managementteam een afsprakennota afsluit met het college van burgemeester en schepenen, met de burgemeester, met het vast bureau, met de voorzitter van het vast bureau, met het bijzonder comité voor de sociale dienst en met de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst over:

• de wijze waarop de algemeen directeur en de overige leden van het managementteam met het het college van burgemeester en schepenen, met de burgemeester, met het vast bureau, met de voorzitter van het vast bureau, met het bijzonder comité voor de sociale dienst en met de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren
• de omgangsvormen tussen bestuur en administratie
• op welke wijze de algemeen directeur de bevoegdheden uitoefent die aan hem zijn gedelegeerd door het  college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, het vast bureau, de voorzitter van het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst en de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

Het decreet lokaal bestuur bepaalt in artikel 171 §2 dat ten minste na iedere volledige vernieuwing van de gemeenteraad de algemeen directeur mee namens het managementteam een afsprakennota afsluit met het politiek bestuur over:

• de wijze waarop de algemeen directeur en de overige leden van het managementteam met het politiek bestuur samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren
• de omgangsvormen tussen bestuur en administratie
• op welke wijze de algemeen directeur de bevoegdheden uitoefent die aan hem zijn gedelegeerd door het politiek bestuur.

Sint-Katelijne-Waver heeft actueel geen afsprakennota. De externe audit door Audit Vlaanderen in 2015 kaartte het ontbreken hiervan aan. In opvolging daarvan werd voorzien om een afsprakennota op te maken na de start van de nieuwe bestuursploeg.