Artikel 277 van het decreet lokaal bestuur.
De notulen werden opgemaakt overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 278, §1 van het decreet lokaal bestuur.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn worden de notulen van de voorgaande raad voor maatschappelijk welzijn ter goedkeuring voorgelegd.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 november 2020 goed.
Voorstel van beslissing:
Dit punt wordt aan de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 december 2020 toegevoegd.
De gemeenteraad besliste op 9 november 2020 om een tweede gemeentelijk coronafonds te voorzien ter ondersteuning van bedrijven, verenigingen en inwoners die door de Covid-19 pandemie werden getroffen.
Een bedrag van € 10.000 van dit fonds wordt gereserveerd voor personen die noodgedwongen in het stelsel van technische werkloosheid moesten stappen tijdens de tweede golf.
De verdeelsleutel werd door het college van burgemeester en schepenen uitgewerkt.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist bij unanimiteit om dit punt bij hoogdringendheid toe te voegen aan de agenda van de zitting van maandag 14 december 2020.
De verkiezing verloopt niet via stemming, maar via akte van voordracht. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn gaat na of de ingediende akte van voordracht ontvankelijk is overeenkomstig de decretale voorwaarden.
De algemeen directeur stelde op 14 december 2018 de toewijzing van de zetels binnen het bijzonder comité voor de sociale dienst als volgt vast:
| N-VA | 3 zetels |
| CD&V | 2 zetels |
| Samen Anders + Groen | 3 zetels |
| Vlaams Belang | 0 zetels |
Als de akte voldoet aan de gestelde voorwaarden, dan wordt het voorgedragen kandidaat-lid en de eventuele opvolgers verkozen verklaard.
Volgende akte van voordracht voor een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst werden ontvangen:
Uit nazicht blijkt dat de ingediende akte voldoet aan de gestelde voorwaarden. De voordrachtsakte is ondertekend door de meerderheid van de verkozenen van dezelfde lijst.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn verleent aan Valerie Van Engeland de akte van haar eedaflegging en verklaart haar verkozen als lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Overeenkomstig het decreet lokaal bestuur werd in het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn de mogelijkheid voorzien dat er plaatsvervangers kunnen aangeduid worden voor de effectieve leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Voor Valerie Van Engeland werden vervangers aangeduid.
De algemeen directeur legt dit ter kennisneming voor aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Het decreet lokaal bestuur
Annita Van der Auwera neemt met ingang van 1 januari 2021 ontslag als lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst. Dit ontslag werd schriftelijk ondertekend door Annita Van der Auwera in de voordrachtakte van het nieuwe kandidaat-lid, die op 4 december aan de algemeen directeur en de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd werd.
Er zijn geen opvolgers.
De algemeen directeur heeft op 4 december 2020 van CD&V de akte van voordracht ontvangen voor de vervanging van een lid in het bijzonder comité voor de sociale dienst.
De raad neemt kennis van het ontslag van Annita Van der Auwera met ingang van 1 januari 2021 uit het bijzonder comité voor de sociale dienst.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de ontvankelijke akte van voordracht van het nieuwe lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst in vervanging van Annita Van der Auwera.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de geloofsbrieven van Valerie Van Engeland (CD&V) goed.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de aanduiding van volgende plaatsvervangers voor Valerie Van Engeland , effectief lid van het bijzonder comité van de sociale dienst:
Het managementteam heeft bijkomende personeelsnoden in kaart gebracht. De nodige kredieten hiervoor zijn voorzien in de aanpassing van het meerjarenplan, die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 december.
Het vast bureau vraagt aan de raad voor maatschappelijk welzijn om de formatie in die zin aan te passen.
Werklastmeting sociale dienst
Cc Consult voerde een werklastmeting uit m.b.t. de sociale dienst. Daaruit blijkt dat de dienst structureel versterkt moet worden met 1 B1-B3 maatschappelijk werker sociale dienst. Dit is nodig om in uitvoering van het meerjarenplan het sociaal beleid te versterken, op het vlak van nieuwe sociale projecten en woonbeleid.
Bijkomend heeft de dienst nood aan versterking om de processen te optimaliseren en digitaliseren. Het diensthoofd sociale dienst geeft aan in de loop van de legislatuur op pensioen te zullen gaan. Om de procesoptimalisatie uit te voeren en de kennisoverdracht te realiseren, wordt begin 2021 een extra medewerker niveau A geworven. Na de pensionering van het diensthoofd sociale dienst gaat de dienst terug naar 1 A-niveau.
Klantencontactcenter
De dienstverlening werd de voorbije jaren reeds sterk uitgebreid, met digitaal loket, uitgebreide openingsuren en de mogelijkheid om op afspraak te komen. De volgende stap is de uitbouw van het klantencontactcenter. Hiervoor is 1 administratieve medewerker burgerzaken en onthaal C1-C3 extra nodig. Daarom wordt de uitdovende functie terug als een permanente functie voorzien.
Buitenschoolse kinderopvang
Een kinderbegeleider aangeworven in een voorbehouden plaats voor mensen met een arbeidshandicap geeft aan wellicht de organisatie te zullen verlaten. Om de continuïteit van de buitenschoolse kinderopvang te verzekeren, wordt deze functie omgevormd naar een reguliere functie.
Verdere digitalisering
De 2 ICT'ers en 2 communicatiemedewerkers werken structureel 4/5. De deskundige ICT en media verlaat binnenkort de organisatie. Dit maakt dat 1,8 vte binnen deze secties niet ingevuld zijn. Tegelijk nemen de noden op het vlak van ICT, digitalisering en nieuwe media toe. Daarom wordt de functie van deskundige ICT en media opgesplitst in 2 afzonderlijke functies van enerzijds 1 systeembeheerder en anderzijds 1 communicatiedeskundige.
Wijziging formatie
Concreet worden volgende functies opgenomen/gewijzigd:
Gemeente:
* dienst organisatie
* dienst burgerzaken en onthaal
* buitenschoolse kinderopvang
OCMW:
* sociale dienst
Dit voorstel werd op 24 november 2020 digitaal voorgelegd aan de vakbonden. Zij ondertekenden het protocol voor akkoord.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de aanpassing van de formatie goed.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt de tweede aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 voorgelegd.
De belangrijkste redenen voor de wijziging van het meerjarenplan zijn de volgende:
Er werd een voorontwerp gemaakt van de aangepaste strategische nota en financiële nota door de algemeen directeur en de financieel directeur, in overleg met het M-team in zitting van 24 november 2020. Dit ontwerp werd besproken op het college van 30 november 2020.
De wijziging van de kredieten voor het lopende boekjaar vergt een aanpassing van het meerjarenplan. Het overzicht van de kredieten (schema M3) vermeldt dan de gewijzigde kredieten voor het lopende boekjaar.
Daarnaast is het logisch dat de raad beslist over belangrijke inhoudelijke wijzigingen in het beleid. Het bestuur zal het meerjarenplan dus ook aanpassen als er belangrijke bijsturingen van de acties, actieplannen en/of beleidsdoelstellingen moeten gebeuren. De regelgeving legt hiervoor geen regels op. Elk bestuur moet in het kader van de organisatiebeheersing zelf definiëren welke inhoudelijke wijzigingen alleen kunnen worden doorgevoerd via een aanpassing van het meerjarenplan.
Aan de omgevingsanalyse werd een annex toegevoegd m.b.t. de coronacrisis.
Samengevat zijn de wijzigingen voor het OCMW voor 2020-2021 als volgt:
| Soort | Geraamde wijzigingen uitgaven 2020 | Geraamde wijzigingen ontvangsten 2020 | Geraamde wijzigingen uitgaven 2021 | Geraamde wijzigingen ontvangsten 2021 |
| Exploitatie | -4.224 | -29.812 | 268.288 | -29.401 |
| Investeringen | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Financiering | 0 | 0 | 0 | 0 |
| TOTAAL | -4.224 |
-29.812 | 268.288 | -29.401 |
Het Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018, en latere wijzigingen, betreffende de beleids- en de beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Dit besluit geeft een overzicht van de diverse beleids- en beheersrapporten die moeten worden opgemaakt en een aantal regels waaraan de boekhouding van de gemeente moet voldoen.
Ministerieel besluit van 26 juni 2018, en latere wijzigingen, tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen. In dit besluit worden de concrete schema's en rekeningstelsels vastgelegd.
De raadsbeslissing van 16 december 2019 betreffende de vaststelling van het meerjarenplan 2020-2025.
Artikel 257 decreet lokaal bestuur: § 1. Minstens een keer per jaar wordt het meerjarenplan aangepast, waarbij in elk geval de kredieten voor het volgende boekjaar worden vastgesteld. Als dat nodig is, kunnen daarbij ook de kredieten voor het lopende boekjaar worden aangepast. Daarnaast kan het meerjarenplan, als dat nodig is, ook worden aangepast om alleen de kredieten voor het lopende boekjaar aan te passen.
Als voor 1 januari van het jaar dat volgt op de gemeenteraadsverkiezingen de kredieten voor dat boekjaar nog niet werden vastgesteld, worden, in afwijking van het eerste lid, op die datum de kredieten voor dat boekjaar automatisch vastgesteld op basis van de ramingen voor dat boekjaar in de financiële nota van het meerjarenplan.
Bij elke aanpassing van het meerjarenplan wordt het resultaat van de intussen vastgestelde jaarrekeningen verwerkt.
De periode van het meerjarenplan blijft altijd de periode, vermeld in artikel 254, tweede lid, maar de financiële nota beschrijft altijd de financiële consequenties voor ten minste drie toekomstige boekjaren.
§ 2. Een aanpassing van het meerjarenplan omvat minstens een aangepaste financiële nota, een toelichting en de eventuele wijzigingen van de strategische nota.
Artikel 249 decreet lokaal bestuur: § 3. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.
De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.
§ 4. Elke raad stemt telkens over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport. In afwijking daarvan kan elk raadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst. In dat geval mag de betrokken raad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming. Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de raad. Als de andere raad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt die raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt haar deel van het aangepaste meerjarenplan 2020-2025 (02/2020) en de kredieten voor 2021 vast zoals hieronder wordt voorgesteld.
De bekendmaking van deze beslissing zal gebeuren overeenkomstig art. 330 van het decreet lokaal bestuur.
De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de BBC (BVR BBC).
Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de BBC (MB BBC).
De omzendbrief KB/ABB 2019/4 over de strategische meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de BBC.
De lijsten zoals ze in de beleidsnota van de oude BBC (nominatieve subsidies, delegatie overheidsopdrachten,…) vervat zaten, bestaan niet meer. Het decreet lokaal bestuur heeft de huidige lijsten bij het budget losgekoppeld van de beleidsrapporten. Gelet op het feit dat de lijsten losgekoppeld zijn van de beleidsrapporten, nemen ze nu de vorm aan van afzonderlijke besluiten van de raad. Deze kunnen nog altijd gebundeld worden op een lijst, maar dit hoeft niet meer. Aangezien ze niet meer worden opgenomen in het meerjarenplan, kan de raad er afzonderlijk over beslissen, zonder dus een aanpassing van het meerjarenplan door te voeren, wat de flexibiliteit vergroot.
In de documentatie bij het meerjarenplan wordt wel nog een overzicht opgenomen van de toegestane werkings- en investeringssubsidies, waaronder ook de nominatief toegekende subsidies. Dat overzicht houdt echter niet langer een beslissing in, maar is louter informatief. De documentatie maakt geen deel uit van het meerjarenplan en moet enkel ter beschikking worden gesteld aan de raadsleden.
De bevoegdheid voor “het toekennen van nominatieve subsidies” komt toe aan de raad. De raad moet dus een besluit nemen tot nominatieve toekenning van elke subsidie afzonderlijk. Om niet elk dossier apart voor te leggen aan de raad, wordt thans globaal een lijst van nominatief toe te kennen subsidies voorgelegd aan de raad die deze kan goedkeuren voor uitbetaling in 2020-2025. Wanneer bij de toekenning van deze bedragen zou afgeweken worden of wanneer een nieuwe nominatieve subsidie zou toegekend worden aan een begunstigde die niet in deze overzichtslijst is opgenomen én deze binnen de grenzen van de globale exploitatie of investeringen blijft, dient dat betreffend dossier apart aan de raad voorgelegd te worden voor goedkeuring zonder dat een aanpassing van het meerjarenplan vereist is.
De raad geeft hiermee de opdracht aan het vast bureau om de nominatieve subsidies uit te keren binnen het voorziene krediet per begunstigde zoals opgenomen in de bijlage. Een nominatieve subsidie wordt in principe uitgekeerd op basis van een subsidieaanvraag, uitgezonderd de toelage aan de welzijnsvereniging (wettelijke verplichting in de tegemoetkoming van de tekorten; er wordt op kwartaalbasis een voorschot uitbetaald op basis van het laatste goedgekeurde (aangepaste) meerjarenplan). Een subsidieaanvraag wordt ondersteund met een kasverslag, jaarverslag of activiteitenverslag waaruit de financiële vraag duidelijk is. Na controle kan een nominatieve subsidie uitbetaald worden onder voorbehoud dat het uitvoeren van een nominatieve subsidie een controlerecht inhoudt en dat de nominatieve subsidie (deels) kan teruggevorderd worden wanneer de subsidie niet wordt aangewend voor de algemene werking van de begunstigde en/of aanvrager.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de aanpassing in nominatieve subsidies 2020-2025 volgens het document in bijlage gehecht goed.
De raad voor maatschappelijk welzijn geeft de opdracht aan het vast bureau om de nominatieve subsidies uit te keren binnen het voorziene krediet per begunstigde zoals opgenomen in de bijlage. Een nominatieve subsidie wordt in principe uitgekeerd op basis van een subsidieaanvraag, uitgezonderd de toelage aan de welzijnsvereniging (wettelijke verplichting in de tegemoetkoming van de tekorten; er wordt op kwartaalbasis een voorschot uitbetaald op basis van het laatste goedgekeurde (aangepaste) meerjarenplan). Een subsidieaanvraag wordt ondersteund met een kasverslag, jaarverslag of activiteitenverslag waaruit de financiële vraag duidelijk is. Na controle kan een nominatieve subsidie uitbetaald worden onder voorbehoud dat het uitvoeren van een nominatieve subsidie een controlerecht inhoudt en dat de nominatieve subsidie (deels) kan teruggevorderd worden wanneer de subsidie niet wordt aangewend voor de algemene werking van de begunstigde en/of aanvrager.
Naar aanleiding van het stijgende aantal coronabesmettingen en ziekenhuisopnames werden door de federale overheid nieuwe maatregelen opgelegd.
Zo moesten op 18 oktober 2020 de horecazaken opnieuw de deuren sluiten. Vanaf 1 november 2020 volgden ook alle niet-essentiële handelszaken. Hierdoor wordt ook het gebruik van de SKW consumptiebon van 10 euro bij de lokale handelaars beïnvloed en wordt de kans kleiner om de SKW consumptiebon binnen de voorziene geldigheidstermijn te gebruiken als betaalmiddel bij de lokale handelaars.
Daarom stellen we voor om de huidige vervaldatum van 30 april 2021 te verlengen tot 30 september 2021. De uitbetaling aan handelaars zal verlengd worden tot 31 oktober 2021.
Bovendien is het voor deze doelgroep wel opportuun om toe te staan verschillende bonnen te gebruiken voor éénzelfde aankoop en wordt voorgesteld om het reglement zo aan te passen.
In zitting van 7 september 2020 besliste de raad voor maatschappelijk welzijn om kwetsbare doelgroepen die in financiële armoede verkeren, tijdelijk een extra consumptiebudget aan te bieden in lokale handelszaken of organisaties via de SKW consumptiebon.
Deze bon werd nog niet bedeeld.
De oorspronkelijke geldigheidsduur van deze bon werd vastgelegd van 1 oktober 2020 tot en met 30 april 2021.
Volgens het reglement was het niet toegestaan verschillende bonnen te gebruiken voor éénzelfde aankoop.
Naar aanleiding van de tweede sluiting van niet-essentiële handelszaken ten gevolge van de coronamaatregelen, verlengt de raad voor maatschappelijk welzijn de vervaldatum van de SKW consumptiebon en wijzigt het reglement als volgt:
De raad voor maatschappelijk welzijn schrapt ook in artikel 5 volgende bepaling: "Het is evenmin toegestaan verschillende bonnen te gebruiken voor éénzelfde aankoop."
Periodiciteit van rapportering
Het managementteam stelt voor om net zoals in de voorbije legislatuur de decretale termijnen van rapportering toe te passen. Dit houdt in dat de algemeen directeur één maal per jaar aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing rapporteert, uiterlijk voor 30 juni. Deze rapportering maakt deel uit van het jaarverslag en wordt ook steeds toegelicht op een raadscommissie.
Periodiciteit van de zelfevaluatie
De zelfevaluatie op basis van de Leidraad Organisatiebeheersing is lopende en wordt afgerond in maart 2021. Het nieuwe verbeteractieplan wordt voor 30 juni 2021 voorgelegd aan de raden, samen met het jaarverslag en een rapportering over 2020.
Het managementteam stelt voor om in regel in de toekomst net zoals in de voorbije legislatuur één zelfevaluatie per legislatuur te houden. Idealiter vindt deze zelfevaluatie plaats in het laatste jaar van de legislatuur zodat de bevindingen hieruit kunnen besproken worden met het nieuwe bestuur en meegenomen worden in het nieuwe meerjarenplan. Deze zelfevaluatie treedt dan ook in de plaats van de diverse interne SWOT-analyses die de organisatie in 2018 maakte ter voorbereiding van de legislatuur 2019-2024. Daarom is het aangewezen in 2024 uitzonderlijk al een nieuwe zelfevaluatie uit te voeren. Vanaf dan kan een zesjaarlijkse cyclus aangehouden worden met telkens een nieuwe zelfevaluatie in het laatste jaar van de legislatuur.
Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur.
Historiek
Een vorige zelfevaluatie werd reeds enkele jaren geleden uitgevoerd, nl. in 2014, op basis van het kader van VVSG. Het zelfevaluatiemodel van de VVSG werd als kader voor het intern controlesysteem formeel goedgekeurd door de gemeenteraad op 8 mei 2017 en door de OCMW-raad op 17 mei 2017. Het M-team van de gemeente had immers al op 4 december 2013 beslist om in 2014 een zelfevaluatieproject op basis van dit systeem uit te voeren. Het was dan ook logisch om hierop verder te werken.
Op basis van deze organisatiebrede zelfevaluatie werd door het managementteam een geprioriteerd verbeteractieplan opgesteld.
Naast de zelfevaluatie werden de afgelopen jaren verschillende onderzoeken met betrekking tot de interne werking van het gemeentebestuur én OCMW uitgevoerd, o.a. externe audit gemeente en OCMW, bestuurskrachtmonitor, I-monitor... Elk van deze onderzoeken leidde tot een rapport met bijhorende verbeteracties. Het managementteam heeft al deze verschillende verbeteracties samengebracht in één geïntegreerd kwaliteitsactieplan 2015-2020 voor gemeente en OCMW. In het kader van het systeem interne controle werden deze acties gefaseerd uitgevoerd.
Sinds 2016 (jaarverslag 2015) heeft de algemeen directeur jaarlijks over de uitvoering hiervan gerapporteerd aan de raden, als onderdeel van het jaarverslag.
De laatste stand van zaken op 31 mei 2020 van de resultaten van de uitwerking van de verbeteracties van het geïntegreerd kwaliteitsactieplan 2015-2020 werd opgenomen in het jaarverslag 2019, onder het luik "Systeem interne controle". De raden namen hiervan kennis in zitting van 22 juni 2020, na toelichting op de raadscommissie van 15 juni 2020. Dit was meteen ook de eindevaluatie van het verbeteractieplan dat werd opgemaakt op basis van het zelfevaluatiemodel van VVSG.
Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen als nieuw kader
In zitting van 11 maart 2019 keurden zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn het gebruik van het nieuwe referentiekader "Leidraad Organisatiebeheersing" van Audit Vlaanderen als kader van het organisatiebeheersingssysteem goed.
Deze leidraad wordt gehanteerd als zelfevaluatie-instrument. Met dit instrument kunnen we als organisatie zelf aan de slag om na te gaan waar we staan op het vlak van organisatiebeheersing. De resultaten van de zelfevaluatie geeft de organisatie een beeld van waar het goed zit en waar we verder dienen op in te zetten.
Sinds 2015 hanteert Audit Vlaanderen immers de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen als referentiekader bij organisatie-audits van de lokale besturen. Dit model verdient dan ook de voorkeur omwille van de uniformiteit. Bijkomend voordeel is dat Audit Vlaanderen regelmatig nieuwe rapporten uitgeeft over haar recente audits. Hierdoor krijgen de lokale besturen vergelijkingspunten met andere gemeenten. Dit is kostbare informatie voor het management en het gemeentebestuur.
Aan de buitenkant van het model zien we de vier algemene doelstellingen rond organisatiebeheersing: effectiviteit, integriteit, kwaliteit en efficiëntie. Streven naar een effectieve, integere, kwaliteitsvolle en efficiënte organisatie staat dus centraal. Dat is ook de reden waarom de synthese van de vaststellingen na een audit hier rond opgebouwd is.
De PDCA-cyclus is zowel in het model als per thema terug te vinden. PDCA verwijst naar:
De Leidraad zelf bestaat uit 10 thema’s met doelstellingen rond organisatiebeheersing, risico’s en beheersmaatregelen:
De verschillende thema’s van de Leidraad staan niet los van elkaar: er bestaat een voortdurende wisselwerking tussen. Organisatie die beantwoorden aan de principes van de leidraad beschikken over de instrumenten om effectief, integer, kwaliteitsvol en efficiënt te functioneren.
De volledige Leidraad Organisatiebeheersing kan gedownload worden op www.auditvlaanderen.be.
Verfijning van het kader
De raden hebben zich tot op heden nog niet uitdrukkelijk uitgesproken over de periodiciteit van de rapportering door de algemeen directeur aan de raden op het vlak van organisatiebeheersing. Ook hebben de raden de periodiciteit van de zelfevaluatie nog niet uitdrukkelijk vastgelegd. Volgens gesprekken met Audit Vlaanderen komt het toe aan de raden dit te bepalen.
Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
De raad herbevestigt het gebruik binnen het lokaal bestuur van Sint-Katelijne-Waver van het referentiekader "Leidraad Organisatiebeheersing" van Audit-Vlaanderen als algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem.
De raad beslist dat het nieuwe verbeteractieplan op basis van de lopende zelfevaluatie voor 30 juni 2021 voorgelegd wordt aan de raden, samen met het jaarverslag en een rapportering over 2020.
De raad legt de periodiciteit van de rapportering over de organisatiebeheersing vast op één maal per jaar. Concreet rapporteert de algemeen directeur één maal per jaar aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau, uiterlijk voor 30 juni. Deze rapportering maakt deel uit van het jaarverslag en wordt ook steeds toegelicht op een raadscommissie.
De raad stelt de periodiciteit van de zelfevaluatie vast op één zelfevaluatie per legislatuur. In 2024 wordt uitzonderlijk een nieuwe zelfevaluatie uitgevoerd zodat de bevindingen hieruit kunnen besproken worden met het nieuwe bestuur en meegenomen kunnen worden in het nieuwe meerjarenplan. Vanaf dan wordt er een zesjaarlijkse cyclus aangehouden met telkens een nieuwe zelfevaluatie in het laatste jaar van de legislatuur.
Artikel 221 van het decreet lokaal bestuur
In 2014-2015 hield Audit Vlaanderen in zowel de gemeente als het OCMW een organisatie-audit. Organisatie-audits gaan na of een organisatie over de sturings- en beheersinstrumenten beschikt om goed te functioneren. Vooral de managementprocessen en de ondersteunende processen komen aan bod. Ze creëren immers de voorwaarden om de kernprocessen goed te kunnen uitvoeren. De Leidraad organisatiebeheersing is voor de auditoren het referentiekader voor organisatie-audits.
Op basis van de bevindingen van deze audits, de zelfevaluatie en andere onderzoeken stelde het managementteam in 2015 een geïntegreerd kwaliteitsactieplan 2015-2020 op voor gemeente en OCMW. In het kader van het systeem interne controle werden deze acties gefaseerd uitgevoerd. Sinds 2016 (jaarverslag 2015) heeft de algemeen directeur jaarlijks over de uitvoering hiervan gerapporteerd aan de raden, als onderdeel van het jaarverslag. De laatste stand van zaken op 31 mei 2020 van de resultaten van de uitwerking van de verbeteracties van het geïntegreerd kwaliteitsactieplan 2015-2020 werd opgenomen in het jaarverslag 2019, onder het luik "Systeem interne controle". De raden namen hiervan kennis in zitting van 22 juni 2020, na toelichting op de raadscommissie van 15 juni 2020. Dit was meteen ook de eindevaluatie van het verbeteractieplan dat werd opgemaakt op basis van het zelfevaluatiemodel van VVSG.
In oktober liet Audit Vlaanderen aan de algemeen directeur weten dat het lokaal bestuur van Sint-Katelijne-Waver opnieuw geselecteerd is, ditmaal voor een thema-audit monitoring. De algemeen directeur stelde de raadsleden hiervan reeds op 14 oktober in kennis.
Een thema-audit onderzoekt een specifiek thema min of meer gelijktijdig in meerdere organisaties. Het kan gaan over een thema gelinkt aan een kernproces (bv. de werking van een jeugddienst) of over management- en ondersteunende processen (bv. de aanwerving van medewerkers). Op basis van deze audits maakt Audit Vlaanderen een individueel auditrapport voor elke geauditeerde organisatie en een globaal rapport. Dat globaal rapport formuleert aandachtspunten en aanbevelingen voor alle entiteiten uit het audituniversum en voor de beleidsmakers.
Op 23 november vond de officiële openingsmeeting plaats met het managementteam, het diensthoofd organisatie, de burgemeester en de voorzitter van de gemeenteraad. De burgemeester, voorzitter van de raad en de algemene directeur ontvingen op donderdag 26 november de opdrachtdefinitie. Overeenkomst artikel 221 van het decreet lokaal bestuur brengt de voorzitter van de raad de raadsleden hiervan in kennis.
Artikel 221 van het decreet lokaal bestuur
In elke gemeente en in elk openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt periodiek een audit uitgevoerd door Audit Vlaanderen, vermeld in artikel III.115 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Audit Vlaanderen bezorgt de verslagen van de audits aan de voorzitter van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn, die ze bezorgt aan de leden van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 222 van het decreet lokaal bestuur
Audit Vlaanderen evalueert de organisatiebeheersing, gaat na of ze adequaat is en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Audit Vlaanderen kan daarvoor organisatie- en procesaudits uitvoeren en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.
Audit Vlaanderen is ook bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits.
Artikel 223 van het decreet lokaal bestuur
Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, en tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerd van de besturen. Audit Vlaanderen kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die het voor de uitvoering van zijn opdrachten nodig acht. Ieder personeelslid is ertoe gehouden zo snel mogelijk en zonder voorafgaande machtiging op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documenten te verstrekken.
Elk personeelslid heeft het recht om Audit Vlaanderen rechtstreeks op de hoogte te brengen van onregelmatigheden die hij in de uitoefening van zijn functie vaststelt.
Buiten de gevallen van kwade trouw, persoonlijk voordeel of valse aangifte die een dienst of een persoon schade toebrengen, kan een rapportering aan Audit Vlaanderen nooit aanleiding geven tot een tuchtsanctie of een ontslag. Dergelijke verklaringen vallen niet onder het inzagerecht, tenzij het betrokken personeelslid daarvoor zijn instemming verleent. Met toepassing van artikel 23, lid 1, i), van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) heeft de persoon, op wie de rapportering betrekking heeft, geen toegang tot die verklaringen, behalve met toestemming van degene die de onregelmatigheid heeft gerapporteerd.
Met toepassing van artikel 23, lid 1, e) en h), van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) kan Audit Vlaanderen beslissen om de verplichtingen en de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, niet toe te passen bij de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van een onderzoek dat betrekking heeft op een welbepaalde natuurlijke persoon, als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in het vijfde tot en met het dertiende lid.
De afwijkingsmogelijkheid, vermeld in het vierde lid, geldt alleen gedurende de periode waarin de betrokkene het voorwerp uitmaakt van een controle, een onderzoek of de voorbereidende werkzaamheden die daarmee verband houden, in het kader van de decretale en reglementaire opdrachten van Audit Vlaanderen, op voorwaarde dat het voor het goede verloop van het onderzoek noodzakelijk is of kan zijn dat de verplichtingen en de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, niet worden toegepast. De duur van de voorbereidende werkzaamheden mag in voorkomend geval niet meer bedragen dan een jaar vanaf de ontvangst van een verzoek tot uitoefening van een van de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening.
De persoonsgegevens, vermeld in het vierde lid, worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
De afwijkingsmogelijkheid, vermeld in het vierde lid, heeft geen betrekking op de gegevens die losstaan van het voorwerp van het onderzoek dat of van de controle die de weigering of beperking van de rechten, vermeld in het vierde lid, rechtvaardigt.
Als de betrokkene in het geval, vermeld in het vierde lid, tijdens de periode, vermeld in het vijfde lid, een verzoek indient op basis van artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, bevestigt de bevoegde functionaris voor gegevensbescherming de ontvangst daarvan.
De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming brengt de betrokkene schriftelijk, zo snel mogelijk en in elk geval binnen een maand vanaf de dag die volgt op de dag waarop hij het verzoek heeft ontvangen, op de hoogte van elke weigering of beperking van de rechten, vermeld in het vierde lid. De verdere informatie over de nadere redenen voor die weigering of die beperking hoeft niet te worden verstrekt als dat de decretale en reglementaire opdrachten van Audit Vlaanderen zou ondermijnen, met behoud van de toepassing van het elfde lid. Als het nodig is, kan de voormelde termijn met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met het aantal aanvragen en de complexiteit ervan. De verwerkingsverantwoordelijke brengt de betrokkene binnen een maand vanaf de dag die volgt op de dag waarop hij het verzoek heeft ontvangen, op de hoogte van die verlenging en van de redenen voor het uitstel.
De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming informeert de betrokkene ook over de mogelijkheid om een verzoek in te dienen bij de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens conform artikel 10/5 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer en om een beroep in rechte in te stellen.
De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming noteert de feitelijke of juridische gronden waarop de beslissing is gebaseerd. Die informatie houdt hij ter beschikking van de voormelde Vlaamse toezichtcommissie.
Nadat het onderzoek afgesloten is, worden de rechten, vermeld in artikel 13 tot en met 22 van de voormelde verordening, in voorkomend geval, conform artikel 12 van de voormelde verordening opnieuw toegepast.
Als een dossier dat persoonsgegevens als vermeld in het vierde lid, bevat, naar het Openbaar Ministerie is gestuurd en kan leiden tot activiteiten onder leiding van het Openbaar Ministerie of een onderzoeksrechter, en er onduidelijkheid is over het geheim van het onderzoek onder leiding van het Openbaar Ministerie of een onderzoeksrechter, mag de bevoegde functionaris voor gegevensbescherming op verzoek van de betrokkene overeenkomstig artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening pas antwoorden nadat het Openbaar Ministerie of, in voorkomend geval, de onderzoeksrechter heeft bevestigd dat een antwoord het onderzoek niet in het gedrang brengt of kan brengen.
In elke gemeente en in elk openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt periodiek een audit uitgevoerd door Audit Vlaanderen. In regel wordt elk lokaal bestuur één maal per legislatuur geauditeerd. Aangezien de vorige externe audit door Audit Vlaanderen al van 2014-2015 dateert, is het logisch dat Sint-Katelijne-Waver opnieuw aan de beurt komt.
De raad neemt kennis van de uitvoering van een thema-audit monitoring bij het lokaal bestuur van Sint-Katelijne-Waver door Audit Vlaanderen en van de bijhorende opdrachtdefinitie.