Periodiciteit van rapportering
Het managementteam stelt voor om net zoals in de voorbije legislatuur de decretale termijnen van rapportering toe te passen. Dit houdt in dat de algemeen directeur één maal per jaar aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing rapporteert, uiterlijk voor 30 juni. Deze rapportering maakt deel uit van het jaarverslag en wordt ook steeds toegelicht op een raadscommissie.
Periodiciteit van de zelfevaluatie
De zelfevaluatie op basis van de Leidraad Organisatiebeheersing is lopende en wordt afgerond in maart 2021. Het nieuwe verbeteractieplan wordt voor 30 juni 2021 voorgelegd aan de raden, samen met het jaarverslag en een rapportering over 2020.
Het managementteam stelt voor om in regel in de toekomst net zoals in de voorbije legislatuur één zelfevaluatie per legislatuur te houden. Idealiter vindt deze zelfevaluatie plaats in het laatste jaar van de legislatuur zodat de bevindingen hieruit kunnen besproken worden met het nieuwe bestuur en meegenomen worden in het nieuwe meerjarenplan. Deze zelfevaluatie treedt dan ook in de plaats van de diverse interne SWOT-analyses die de organisatie in 2018 maakte ter voorbereiding van de legislatuur 2019-2024. Daarom is het aangewezen in 2024 uitzonderlijk al een nieuwe zelfevaluatie uit te voeren. Vanaf dan kan een zesjaarlijkse cyclus aangehouden worden met telkens een nieuwe zelfevaluatie in het laatste jaar van de legislatuur.
Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur.
Historiek
Een vorige zelfevaluatie werd reeds enkele jaren geleden uitgevoerd, nl. in 2014, op basis van het kader van VVSG. Het zelfevaluatiemodel van de VVSG werd als kader voor het intern controlesysteem formeel goedgekeurd door de gemeenteraad op 8 mei 2017 en door de OCMW-raad op 17 mei 2017. Het M-team van de gemeente had immers al op 4 december 2013 beslist om in 2014 een zelfevaluatieproject op basis van dit systeem uit te voeren. Het was dan ook logisch om hierop verder te werken.
Op basis van deze organisatiebrede zelfevaluatie werd door het managementteam een geprioriteerd verbeteractieplan opgesteld.
Naast de zelfevaluatie werden de afgelopen jaren verschillende onderzoeken met betrekking tot de interne werking van het gemeentebestuur én OCMW uitgevoerd, o.a. externe audit gemeente en OCMW, bestuurskrachtmonitor, I-monitor... Elk van deze onderzoeken leidde tot een rapport met bijhorende verbeteracties. Het managementteam heeft al deze verschillende verbeteracties samengebracht in één geïntegreerd kwaliteitsactieplan 2015-2020 voor gemeente en OCMW. In het kader van het systeem interne controle werden deze acties gefaseerd uitgevoerd.
Sinds 2016 (jaarverslag 2015) heeft de algemeen directeur jaarlijks over de uitvoering hiervan gerapporteerd aan de raden, als onderdeel van het jaarverslag.
De laatste stand van zaken op 31 mei 2020 van de resultaten van de uitwerking van de verbeteracties van het geïntegreerd kwaliteitsactieplan 2015-2020 werd opgenomen in het jaarverslag 2019, onder het luik "Systeem interne controle". De raden namen hiervan kennis in zitting van 22 juni 2020, na toelichting op de raadscommissie van 15 juni 2020. Dit was meteen ook de eindevaluatie van het verbeteractieplan dat werd opgemaakt op basis van het zelfevaluatiemodel van VVSG.
Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen als nieuw kader
In zitting van 11 maart 2019 keurden zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn het gebruik van het nieuwe referentiekader "Leidraad Organisatiebeheersing" van Audit Vlaanderen als kader van het organisatiebeheersingssysteem goed.
Deze leidraad wordt gehanteerd als zelfevaluatie-instrument. Met dit instrument kunnen we als organisatie zelf aan de slag om na te gaan waar we staan op het vlak van organisatiebeheersing. De resultaten van de zelfevaluatie geeft de organisatie een beeld van waar het goed zit en waar we verder dienen op in te zetten.
Sinds 2015 hanteert Audit Vlaanderen immers de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen als referentiekader bij organisatie-audits van de lokale besturen. Dit model verdient dan ook de voorkeur omwille van de uniformiteit. Bijkomend voordeel is dat Audit Vlaanderen regelmatig nieuwe rapporten uitgeeft over haar recente audits. Hierdoor krijgen de lokale besturen vergelijkingspunten met andere gemeenten. Dit is kostbare informatie voor het management en het gemeentebestuur.
Aan de buitenkant van het model zien we de vier algemene doelstellingen rond organisatiebeheersing: effectiviteit, integriteit, kwaliteit en efficiëntie. Streven naar een effectieve, integere, kwaliteitsvolle en efficiënte organisatie staat dus centraal. Dat is ook de reden waarom de synthese van de vaststellingen na een audit hier rond opgebouwd is.
De PDCA-cyclus is zowel in het model als per thema terug te vinden. PDCA verwijst naar:
De Leidraad zelf bestaat uit 10 thema’s met doelstellingen rond organisatiebeheersing, risico’s en beheersmaatregelen:
De verschillende thema’s van de Leidraad staan niet los van elkaar: er bestaat een voortdurende wisselwerking tussen. Organisatie die beantwoorden aan de principes van de leidraad beschikken over de instrumenten om effectief, integer, kwaliteitsvol en efficiënt te functioneren.
De volledige Leidraad Organisatiebeheersing kan gedownload worden op www.auditvlaanderen.be.
Verfijning van het kader
De raden hebben zich tot op heden nog niet uitdrukkelijk uitgesproken over de periodiciteit van de rapportering door de algemeen directeur aan de raden op het vlak van organisatiebeheersing. Ook hebben de raden de periodiciteit van de zelfevaluatie nog niet uitdrukkelijk vastgelegd. Volgens gesprekken met Audit Vlaanderen komt het toe aan de raden dit te bepalen.
Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
De raad herbevestigt het gebruik binnen het lokaal bestuur van Sint-Katelijne-Waver van het referentiekader "Leidraad Organisatiebeheersing" van Audit-Vlaanderen als algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem.
De raad beslist dat het nieuwe verbeteractieplan op basis van de lopende zelfevaluatie voor 30 juni 2021 voorgelegd wordt aan de raden, samen met het jaarverslag en een rapportering over 2020.
De raad legt de periodiciteit van de rapportering over de organisatiebeheersing vast op één maal per jaar. Concreet rapporteert de algemeen directeur één maal per jaar aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau, uiterlijk voor 30 juni. Deze rapportering maakt deel uit van het jaarverslag en wordt ook steeds toegelicht op een raadscommissie.
De raad stelt de periodiciteit van de zelfevaluatie vast op één zelfevaluatie per legislatuur. In 2024 wordt uitzonderlijk een nieuwe zelfevaluatie uitgevoerd zodat de bevindingen hieruit kunnen besproken worden met het nieuwe bestuur en meegenomen kunnen worden in het nieuwe meerjarenplan. Vanaf dan wordt er een zesjaarlijkse cyclus aangehouden met telkens een nieuwe zelfevaluatie in het laatste jaar van de legislatuur.