2019_GR_00067 - Organisatiebeheersing - Wijziging van het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem - Goedkeuring

Aan de buitenkant van het model zien we de vier algemene doelstellingen rond organisatiebeheersing: effectief, integer, kwaliteitsvol en efficiënt. Streven naar een effectieve, integere, kwaliteitsvolle en efficiënte organisatie staat dus centraal. Dat is ook de reden waarom de synthese van de vaststellingen na een audit hier rond opgebouwd is. 

• Effectiviteit: geeft aan dat de organisatie ’de juiste dingen doet’. Ze doet wat ze moet doen binnen de politiek vastgelegde krijtlijnen.
• Integriteit: geeft aan dat de organisatie inzet op de versterking van de integriteit van de organisatie in haar geheel en van het integer handelen van de individuele personeelsleden.
• Kwaliteit: de organisatie streeft naar voortdurende verbetering, rekening houdend met wat de belanghebbenden van de organisatie verwachten.
• Efficiëntie: betekent dat de organisatie ’de dingen juist doet’. Ze zet haar middelen correct in.

De PDCA-cyclus is zowel in het model als per thema terug te vinden. PDCA verwijst naar:

• Plan: doelstellingen formuleren en plannen maken om die doelstellingen te bereiken.
• Do: de organisatie uitbouwen om plannen en doelstellingen op een effectieve efficiënte, integere en kwaliteitsvolle manier te kunnen realiseren.
• Check: regelmatig opvolgen van de realisaties op basis van de planning.
• Adjust/act: bijsturen van realisaties en mogelijk ook van de plannen en doelstellingen.

De Leidraad zelf bestaat uit 10 thema’s met doelstellingen rond organisatiebeheersing, risico’s en beheersmaatregelen:

1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement
2. Belanghebbendenmanagement
3. Monitoring
4. Organisatiestructuur (=ORG)
5. Personeelsbeleid (=HRM)
6. Organisatiecultuur (=CUL)
7. Informatie en communicatie (=ICO)
8. Financieel management (=FIM)
9. Facilitaire middelen (=FAM)
10. Informatie- en communicatietechnologie (=ICT)

De verschillende thema’s van de Leidraad staan niet los van elkaar: er bestaat een voortdurende wisselwerking tussen. Organisatie die beantwoorden aan de principes van de leidraad beschikken over de instrumenten om effectief, integer, kwaliteitsvol en efficient te functioneren.  

De volledige Leidraad Organisatiebeheersing kan gedownload worden op www.auditvlaanderen.be.

De nieuwe Leidraad Organisatiebeheersing wordt als referentiekader door Audit Vlaanderen aanbevolen met de steun van de vertegenwoordigers van lokale besturen.

Het M-team gaf in zitting van 12 februari 2019 positief advies voor de wijziging van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem.

Artikel 219 van het decreet lokaal bestuur.

De gemeenteraad van 8 mei 2017 én de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 mei 2017 beslisten om het zelfevaluatiemodel dat werd ontwikkeld door de Vereniging van Steden en Gemeenten (VVSG) in het kader van hun leidraad voor kwaliteitsmanagement, als algemeen kader van het interne controle systeem te gebruiken. Het M-team van de gemeente had immers al op 4 december 2013 beslist om in 2014 een zelfevaluatieproject op basis van dit systeem uit te voeren. Het was dan ook logisch om hierop verder te werken.

Bij het begin van de nieuwe legislatuur is het noodzakelijk om opnieuw een zelfevaluatie uit te voeren. De algemeen en financieel directeur stellen voor om hiervoor de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen als referentiekader te nemen.

Sinds 2015 hanteert Audit Vlaanderen immers de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen als referentiekader bij organisatie-audits van de lokale besturen. Dit model verdient dan ook de voorkeur omwille van de uniformiteit. Bijkomend voordeel is dat Audit Vlaanderen regelmatig nieuwe rapporten uitgeeft over haar recente audits. Hierdoor krijgen de lokale besturen vergelijkingspunten met andere gemeenten. Dit is kostbare informatie voor het management en het gemeentebestuur.